Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответ недели: доверенность на право подписи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.
Кто может подписать документы за руководителя?
По умолчанию организацию представляет ее исполнительный орган. В большинстве компаний это гендиректор (директор, президент, ректор или др.)директором.»>1, реже наряду с ним руководство текущей деятельностью осуществляется правлением/дирекцией (как коллегиальным исполнительным органом). Более экзотический вариант, который появился в России относительно недавно, – несколько директоров у одной организации. Компетенция исполнительного органа всегда прописывается в уставе организации (или ином учредительном документе), поэтому эту информацию надо искать там.
Бывает и так, что организация передает по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа отдельному управляющему.
Посмотрите распространенные варианты формулировок устава. В Примере 2 мы видим общие фразы, а в Примере 1 права по изданию документов названы более конкретно.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
Допускается использование готовых бланков и образцов для разового применения или разработки собственных форм. При самостоятельном составлении важно отобразить всю необходимую информацию. На практике доверенность на подписание документов от имени юридического лица включает в себя:
- название документа, номер, присвоенный во внутреннем документообороте предприятия;
- место, где было составлено письменное уполномочие. Указывается город или иной населенный пункт, без полного адреса организации;
- реквизиты доверителя. В его качестве выступает юридическое лицо, рекомендуется указать:
- название фирмы;
- ОГРН;
- КПП;
- ИНН;
- адрес.
Доверенность на право подписи банковских документов
На предприятиях, при оформлении банковской документации, первая подпись принадлежит начальнику, а вторая – гл. бухгалтеру. Другим работникам, право этих подписей в документациях может предоставляться выписыванием доверенности.
Доверять статус первой подписи может физлицо учреждения. При передоверии статуса подписей, необходимо иметь ввиду, что действительность документа, при передоверии, не имеет права превышать время действительности главной доверенности.
Правом таких подписей могут наделяться одновременно несколько работников учреждения отображенных при составлении доверенности. При этом один работник учреждения не вправе одновременно обладать двумя подписями.
Как составить
На обладание права подписей выписывается в учреждении. Бланк выписывается в обычном письменном виде, за подписью начальника или личности, наделенной правами, отображенными в учредительных документах, с заверением печатью данного учреждения. (п 5 ст.185 ГК РФ).
Если в штатном расписании учреждения бухгалтерского работника нет, то при заполнении карточки для банка указывают сведения для “первой подписи“. В графе “вторая подпись” отображается, что «в штатном расписании должности бухгалтера нет».
Зачем нужна доверенность на главного бухгалтера на право подписи?
Для крупных организаций с большим штатом сотрудников необходимость в оформлении доверенности на право подписи, как правило, не возникает. Другое дело – малый и средний бизнес.
Специалисты зачастую выполняют обязанности нескольких должностей одновременно, соответственно, без права подписи сотрудник не может выполнять своих функций надлежащим образом. Нередки случаи, когда для большей эффективности фирмы штатный бухгалтер является, по сути, и главбухом, и кадровиком, и юристом.
Процесс функционирования предприятия организован обычно так, что в нем непрерывно происходит учет входящих и исходящих бумаг, каждая из которых требует визирования.
Передача сотруднику права самому подписывать акты отчетности и иные документы гарантирует бесперебойную работу системы и непрерывность движения бумаг в бухгалтерии. Поэтому вопрос — нужна ли такая доверенность сразу отпадает (подробнее о паве на подписание договоров читайте тут).
Как составить документ правильно
Доверенность можно оформлять как на фирменном бланке компании, так и на обычном листе стандартного формата.
При составлении доверенности нужно придерживаться общих рекомендаций и норм, установленных для написания подобного рода бумаг правилами делопроизводства, чтобы впоследствии документ не вызвал сомнений у заинтересованной стороны. Необходимо внести личные данные представителя, а также тщательно и подробно прописать все функции, которые на него возлагаются и список документов, которые он уполномочен подписывать.
Нужно обязательно указать период действия доверенности. При отсутствии такой информации, доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Таким образом, шаблон доверенности обязательно должен содержать следующие реквизиты:
Важно! Обязательным условием действительности доверенности является указание даты ее составления. При неисполнении этого требования, доверенность считается ничтожной (Ст. 186 ГК РФ).
Какой вариант выбрать: печатный или от руки?
При выборе формы оформления доверенности на бухгалтера на право подписи следует руководствоваться статьей 185 ГК, которая требует, чтобы документ был оформлен в письменном виде. Оба варианта: и печатный, и рукописный, отвечают этому требованию, т.е. относительно закона, они оба правомерны и равнозначны.
Какой вариант предпочтительнее, стоит выбирать, исходя из ситуации оформления. В спокойном течении офисных будней, лучше отдать предпочтение печатному варианту – от доверенности требуется безукоризненная четкость формулировок и оформления. Наличие исправлений и помарок может стать поводом к тому, чтобы усомниться в действительности бумаги на право подписи.
Рукописный вариант может быть быстрее реализован в ситуации срочной необходимости выдачи доверенности в командировке или на производстве.
Важно, чтобы любой выбранный вариант оформления содержал все необходимые сведения и был составлен и заверен в соответствии с требованиями российского законодательства.
Необходимо ли нотариальное заверение?
Для данного документа не устанавливается обязательное нотариальное заверение, что открывает путь к более простому его составлению. Подписать готовый документ должен руководитель компании собственноручно. Если в компании есть фирменная печать, то также желательно, чтобы ее оттиск присутствовать на документе, подтверждая его подлинность.
Иногда с просьбой произвести нотариальное заверение выдаваемой доверенности выступают партнеры фирмы. Обычно такое происходит, если предстоит подписание договора поставки или выполнения работ на крупную сумму, а руководитель по какой-то причине не может его самостоятельно подписать. Часто просят выполнить нотариальное заверение и органы муниципальной или государственной власти. Обязательно нужно заверить бланк при осуществлении регистрации права на имущество.
Внимание! Таким образом, нотариальное заверение доверенности — это не обязанность, а только дополнительная гарантия подлинности предъявляемого документа.
Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью
Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.
Порядок оформления доверенности на право подписи счетов-фактур разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.
В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.
Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:
- персональные данные уполномоченного лица;
- перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.
Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.
Пример подписания бухгалтерских документов
Крупная компания заключает договор на оказание услуг по ведению бухучета со сторонне компанией. Кто в этом случае должен подписывать первичную документацию, если своего главного бухгалтера в компании нет?
В данном случае руководитель компании самостоятельно определяет лиц, имеющих право подписи первички. Ими могут быть сотрудники организации, например, кассир, менеджер или иной специалист, либо представители компании, ведущие бухгалтерию.
Подписывать банковские документы могут штатные сотрудники и лица, осуществляющие ведение бухучета. То есть банковский документ подписывают руководитель организации, а также сотрудник или руководитель компании, осуществляющей ведение учета.
Сам руководитель может и не ставить подпись за главбуха. Это связано с тем, что компания не относится к малому бизнесу, поэтому полномочия по ведению бухучета руководитель взять на себя не вправе.
Что касается ИП, то здесь ситуация противоположная. Предприниматель не должен передавать право подписи первички третьим лицам.
Существуют следующие виды:
Основные признаки доверенности
Доверенность отличается этими признаками:
- Письменная форма. Часто бумагу необходимо заверять у нотариуса. Потребность в заверении зависит от статуса доверителя.
- Односторонняя сделка. Это сделка одностороннего типа, по итогам которой доверитель получает ряд полномочий.
- Срочность. Это документ срочного типа. То есть, у него есть срок действия (статья 186 ГК). Если в бумаге не стоит срока, она утрачивает свою юридическую силу через 1 год с даты создания. Если в документе не стоит дата оформления, он признается ничтожным.
- Два участника. В сделке участвует 2 лица: доверитель (лицо, передающее полномочия) и доверенное лицо (человек, получающий полномочия).
Если документ не имеет перечисленных признаков (к примеру, соглашение не заключено в письменной форме), он не будет иметь юридической силы.
Подписание первичных документов по доверенности
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Лица, не являющиеся работниками организации, могут быть уполномочены на подписание необходимых первичных документов и счетов-фактур.
Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Обязательные реквизиты первичных документов перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. К числу обязательных реквизитов документа относятся наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В соответствии с гражданским законодательством без доверенности от имени организации (непосредственно на основании устава) может действовать только единоличный исполнительный орган общества — его руководитель (пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”, п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах”).
На основании п. 1 ст. 182 НК РФ сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.
Возможность передать право подписи от руководителя и (или) главного бухгалтера иным лицам предусмотрена п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н), в котором говорится, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
Образец форма доверенности на право подписании первичной документации
Все хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать, в том числе личные подписи указанных лиц.
В силу п. 3 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
К компетенции исполнительного органа общества относятся все вопросы руководства текущей деятельностью общества.
Таким образом, руководитель организации выполняет возложенные на него обязанности по управлению обществом как лично, так и путем делегирования части своих полномочий другим сотрудникам предприятия.
Эта норма означает, что законодатель предусмотрел возможность подписания первичных документов не только руководителем организации, но также иными уполномоченными на то лицами.
Следовательно, право сотрудника на подписание первичных документов должно быть регламентировано внутренними документами организации.