Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дистанционная работа 2021 — прием и оформление работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.
Варианты трудовых договоров
Срочный договор – это документ, который заключается на определенный срок действия. Он может иметь разный характер в зависимости от специфики работ и в зависимости от принятого соглашения. Можно выделить самые распространенные причины заключения таких договоров:
- устройство в целях практики или стажировки;
- сезонная работа;
- временное замещение отсутствующего работника;
- увеличение объемов производства на определенный промежуток времени.
Экстренный перевод на дистанционную работу
Работодатель вправе временно перевести сотрудника на дистанционный режим работы и без его согласия (ст. 312.9 ТК) в следующих ситуациях:
- имеется угроза жизни или нормальным условиям жизни, к примеру, авария, пожар, ЧС, землетрясение, эпидемия и т.д.;
- госорганы или местные органы самоуправления решили перевести сотрудников на дистанционный режим.
Важно! Когда сотрудника невозможно перевести на дистанционный режим или работодатель не может дать ему все необходимое для трудовой деятельности, он должен оплачивать простой по причинам, которые не зависят от сотрудника и работодателя. Оплата производится из расчета не меньше 2/3 тарифной ставки или должностного оклада.
При экстренном переводе на дистанционный режим работодатель оформляет локальный нормативный документ, в котором отражает:
- причину перевода;
- перечень переводимых сотрудников;
- срок перевода — он должен закончиться не позже, чем исчезнет обстоятельство, которое стало причиной перевода;
- правила обеспечения сотрудников всем необходимым для работы;
- правила организации работы — режим рабочего времени, правила и методы взаимодействия, правила и сроки сдачи отчетности по работе;
- иные положения, касающиеся организации трудовой деятельности.
Какие условия нужно отразить в трудовом договоре с дистанционным работником?
При оформлении трудовых отношений в трудовом договоре важно отразить условия работы:
- формат дистанционной работы – на постоянной основе или временно;
- место работы – указывается место регистрации компании и территория, где сотрудник непосредственно должен находиться при выполнении работы;
- режим работы и отдыха – если режим работы не указан в трудовом договоре, режим работы устанавливается работником по своему усмотрению;
- порядок предоставление отчета о результатах работы и взаимодействия сотрудника и работодателя;
- порядок обеспечения оборудованием – работодатель может обеспечить работника оборудованием или возместить расходы за использование работником своих технических средств.
Взаимодействие с работодателем
В целях исключения разного рода споров и разногласий по поводу того, как именно должен трудиться и отчитываться о выполняемой работе дистанционный сотрудник, поправки вносят в ТК РФ нормы о порядке взаимодействия удаленных работников и их работодателей (будущие ч. 3-5 ст. 312.4 ТК РФ).
Порядок взаимодействия должен устанавливаться локальным нормативным актом работодателя.
Данный порядок должен предусматривать конкретное время выполнения дистанционным работником трудовой функции в пределах рабочего времени. Например, с 8 часов до 5 часов с 10-минутными перерывами каждый час и перерывом на обед с 13 до 14 часов.
Во время выполнения трудовой функции (не во время перерывов) сотрудник должен оставаться на связи. То есть он должен иметь возможность отвечать на звонки, электронные письма и прочие запросы работодателя.
При этом в порядке взаимодействия необходимо оговорить срок, в течение которого дистанционный работник обязан реагировать на запросы работодателя, связанные с выполнением трудовой функции.
Работник не обязан отвечать на запросы работодателя, сделанные в любой форме, вне времени, установленного порядком взаимодействия.
Если порядок взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе либо работник не был ознакомлен с ним, то его нельзя привлечь к ответственности за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запросы работодателя.
Отдельно поправки оговаривают, что в случае производственной необходимости работодатель может с согласия работника привлечь его к выполнению трудовой функции вне времени, установленного порядком взаимодействия. Но такую работу нужно будет оплачивать как сверхурочную.
Какая работа признается дистанционной
Дистанционной (удаленной) признается работа, при осуществлении которой одновременно соблюдаются два условия (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
1) трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя (его обособленного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под его контролем;
2) для работы и взаимодействия по вопросам, связанным с ее выполнением, работодатель и работник используют Интернет (другие информационно-телекоммуникационные сети общего пользования) и сети связи общего пользования.
Дистанционная работа осуществляется на основании трудового договора (дополнительного соглашения к нему). Ее выполняют на постоянной основе (в течение срока действия договора) либо временно. В свою очередь, временную дистанционную работу можно выполнять (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— непрерывно (в пределах шести месяцев);
— периодически (когда выполнение трудовой функции в дистанционном режиме и на стационарном рабочем месте чередуется).
Работодатель может временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия на основании локального нормативного акта (далее — ЛНА), принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Это допускается в ситуациях, предусмотренных ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ. Срок такого перевода не должен превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе (п. п. 1, 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Дистанционный режим работы
Режим рабочего времени дистанционному работнику целесообразно установить в коллективном договоре, ЛНА, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему).
Если в этих документах не предусмотреть иное, работник установит режим по своему усмотрению (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ). Перечисленными документами для временной дистанционной работы можно также определить:
— продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— условия и порядок вызова дистанционного работника для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— условия и порядок выхода на работу дистанционного работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
В рабочее время включается время взаимодействия дистанционного работника с работодателем (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Порядок предоставления дистанционному работнику отпуска зависит от условий работы. Если он выполняет ее на постоянной основе, отпуск предоставляется в порядке, определенном коллективным договором, ЛНА, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором в соответствии с ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права.
Если дистанционная работа выполняется временно, отпуск предоставляют в порядке, предусмотренном гл. 19 ТК РФ (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Понятие дистанционной работы
8 декабря 2020 г. президент РФ Путин В.В. подписал Закон РФ № 407-ФЗ. Этим правовым актом были внесены поправки в гл. 49.1 ТК РФ. Она законодательно устанавливает график взаимодействия нанимателя с сотрудниками на дистанционке.
Согласно Закону РФ № 407-ФЗ, такие юридические термины, как дистанционка, удаленка и выполнение должностных обязанностей на дистанционке, стали близкими по значению словами. Под дистанционной работой понимается выполнение установленных контрактом (трудовым договором) должностных обязанностей:
- вне того места, где расположена компания (организация) работодателя по своему юридическому адресу;
- вне филиала (представительства) организации;
- вне другого структурного подразделения компании, завода (включая находящиеся в другом регионе РФ);
- вне своего постоянного места работы, на котором ежедневно находится сотрудник. Под постоянным рабочим местом понимается офисный кабинет (место у станка на заводе).
Виды электронной подписи и необходимость ее использования
Контракт (договор) или доп. соглашение о дистанционке можно оформить в 2 формах — письменной и электронной (ст. 312.3 ТК РФ). При составлении этих документов на компьютере нужно использовать следующие подписи ЭЦП:
- нанимателю — квалифицированная подпись (ЭЦП);
- сотруднику организации — квалифицированная ЭЦП (или не квалифицированная).
Применять подписи ЭЦП нужно и при оформлении следующих видов договоров:
- Ученического — оформляется для получения образования во время работы или в нерабочее время.
- О мат. ответственности.
- При аннулировании обоих перечисленных договоров, или после внесения поправок в них.
Под простой подписью понимается ЭЦП, которая путем ввода пароля, специального кода или применения иных защитных алгоритмов удостоверяет факт оставления ЭЦП конкретным лицом. Неквалифицированной считается ЭЦП, которая:
- сформирована при криптографическом преобразовании данных с применением ключа ЭЦП;
- позволяет установить конкретное лицо, которое поставило свою подпись на электронной документации;
- дает возможность выявить факт внесения поправок в рабочую документацию после ее оформления и подписания нанимателем и сотрудником;
- формируется с применением средств подписи ЭЦП.
Квалифицированная ЭЦП — это подпись, соответствующая следующим критериям и доп. признакам неквалифицированной:
- при формировании (проверки) подобной подписи применяются средства подписи ЭЦП, соответствующие критериям, которые указаны в Законе РФ № 407-ФЗ;
- открытый ключ ЭЦП занесен в Квалифицированный сертификат.
Рекомендации работодателю по оформлению дистанционной работы
При отправлении работника на дистанционку работодателю необходимо придерживаться некоторых рекомендаций. Основные из них приведены ниже в таблице.
| № | Рекомендации по удаленке | Нюансы |
| 1 | При увольнении работника по причине отсутствия связи работодателя со своим подчиненным более 2 рабочих дней проводится расторжение контракта (договора) по инициативе начальства | Равно через 2 дня уволить сотрудника уже не выйдет |
| 2 | Работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (взысканию) только в установленном законом порядке | Непосредственный начальник обязан затребовать объяснительную у своего подчиненного и определить причину «пропажи» работника. Если она является уважительной, проблем с законом у удаленщика не будет |
| 3 | Работодателю следует досконально изучить обновленную версию ст. 312.9 ТК РФ, вступающую в силу в начале 2023 г. | Согласно этой статье, перевод на дистанционку по инициативе начальства можно провести только в исключительных случаях и на основании отдельного нормативного акта руководителя организации (приказа). Вся информация, которая указывается в подобном документе, приведена в ст. 312.9 ТК РФ |
| 4 | Начальство обязательно должно ознакомить своих подчиненных с локальным актом об удаленке | Оформлять доп. соглашение об удаленке не обязательно. При оформлении дистанционки по инициативе начальства подпись ЭЦП от удаленщика не требуется |
| 5 | Срок перехода на временную дистанционку — это срок самого жизненного обстоятельства, причины, по которым сотрудники оформляются на надомную работу | Больше он быть не может |
Трудовым законодательством РФ до сих пор не урегулировали вопрос, обязан ли работник тратить свои деньги на покупку личной подписи ЭЦП. Поднятый вопрос касается той ситуации, когда сотрудник переводится на дистанционку через доп. соглашение к трудовому контракту или с ним оформляется договор об удаленке. Скорее всего, этот вопрос будут решаться по взаимному согласию сотрудника и работодателя. Такая договоренность может быть прописана в самом контракте (договоре) или в доп. соглашении об удаленке.
Распространенные ошибки при трудоустройстве на удаленную работу
|
Примеры типичных ошибок |
Пояснения к правильному принятию решения |
|
При переводе на удаленную работу кадровый отдел не завизировал заявление работника у нанимателя |
Заявление без подписи нанимателя будет считаться не рассмотренным;
подпись нанимателя (иного уполномоченного лица) на любом заявлении — неукоснительное требование законодательства; несогласованное заявление не имеет силы |
| Наниматель отказал в переводе на удаленную работу двум своим сотрудникам, мотивируя это тем, что у него уже имеется дистанционный работник, а остальные не могут так работать | Это ошибочное утверждение. Ограничений по числу дистанционных работников в одной организации не имеется (ТК РФ, ст. 312.1) |
|
Нарушение порядка перевода сотрудника на удаленный вариант работы: наниматель увольняет сотрудника с постоянного места, затем вновь принимает уже на удаленную работу |
Правильные действия: · увольнять работника при переводе не надо; · необходимо заключить с ним дополнительное соглашение согласно новым условиям, после чего издать приказ о переводе |
Временного дистанционного сотрудника теперь можно вызвать в офис
Прежняя редакция норм, регулирующих дистанционный труд, не предполагала приезд дистанционных работников в офис. В законе просто не была предусмотрена такая возможность. Для посещения офиса кадровым службам приходилось оформлять командировку, со всеми соответствующими выплатами и изданием необходимых документов.
Теперь условия вызова дистанционного сотрудника в офис можно прописать в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору. Это значительно упрощает документооборот в компании, тем более что на практике удаленные сотрудники обычно и сами понимают необходимость время от времени работать из офиса. Сейчас у них есть такая возможность.
Однако действие статьи распространяется только на временных дистанционных сотрудников, это нужно учитывать кадровикам при оформлении сотрудника на «удаленку».
Неизвестная история и проза капитала
На фоне конституционно значимых проблем внутренней миграции выводы Правительства РФ о причинах низкой трудовой мобильности, изложенные в Государственной программе Российской Федерации «Содействие занятости населения» (распоряжение Правительства РФ от 22.11.2012 N 2149-р), представляются скорее организационно-административного, но не системного характера. Как показала Правительству РФ практика, основные причины такой характеристики рынка труда в России кроются в:
- «недостаточной информированности о возможностях трудоустройства и обустройства с членами семьи в других субъектах Российской Федерации;
- отсутствии необходимой инфраструктуры для приема российских мигрантов (жилья, детских садов, медицинских учреждений);
- неразвитости механизмов организованного набора российских граждан для работы при планировании и реализации крупных инвестиционных проектов;
- недостаточно скоординированной работе органов государственной власти субъектов Российской Федерации, работодателей и частных рекрутинговых агентств в части предложения работы, переезда и трудоустройства российских граждан, желающих работать за пределами места своего проживания;
- отсутствии гибкости механизма государственной поддержки российских граждан, желающих либо временно осуществлять трудовую деятельность в других субъектах Российской Федерации, либо переселиться совместно с членами семьи в другой субъект Российской Федерации ввиду отсутствия работы по специальности».
По наблюдениям Правительства РФ, с 2005 года имело место незначительное увеличение межрегиональной миграции (из одного региона в другой): в 2005 году — 815,7 тыс. человек, в 2008 году — 862,5 тыс. человек, в 2010 году — 874,7 тыс. человек. Поскольку географические уточнения в Государственной программе не приводятся, можно предположить, что фокус аналитики приходился на крупные мегаполисы и проблемные регионы.
К 2011 году Правительство РФ осознало и то обстоятельство, что на фоне растущей внешней миграции у внутренней миграции практически не остается шансов. Низкая территориальная мобильность рабочей силы признается препятствующей эффективному использованию собственных трудовых ресурсов, и, поскольку окончательно констатируется преждевременность либерализации в Российской Федерации института регистрации, а дифференциация рынков жилья и условий оплаты труда увеличивается, крупный бизнес, помня «казус Пикалево», переключает внимание Правительства РФ и Президента РФ на дистанционную занятость и таким образом упреждает возложение на него новой нагрузки по спасению «моногородов». Под эгидой «перехода к инновационной экономике (реструктуризации и диверсификации отраслей экономики)», «быстрого развития информационных технологий» и «расширения сферы услуг» крупный бизнес и Правительство РФ представляют Президенту РФ идею организации работы вне места расположения работодателя, то есть без затрат работодателя на создание рабочих мест. В результате первоначальные устремления изменить структуру миграции (в большей степени задействовать внутреннюю) трансформируются в идею создания удобных и для работодателей, и для работников условий использования и реализации трудового потенциала без изменения места жительства последних.
Оформление дистанционного договора
Дистанционный договор оформляется по образцу обычного трудового контракта — с указанием предмета договора, наименования сторон, условий, прав и обязанностей исполнителя и заказчика. Работодатель, кроме контракта, должен отослать должностную инструкцию, положения о командировках, порядке оплаты труда, начислении премий и штрафов (если такое предусмотрено), другие документы.
Работник высылает копии паспорта, диплома, трудовой книжки, военного билета — документов, которые обычно необходимы для официального оформления договора. Но, конечно, есть и отличия от других типов контракта, связанные с особенностями контроля и места работы.
Отметим основные типовые пункты договора для удаленного труда.
- Субъектами договора будут наниматель и работник. Указываются полные данные заказчика и исполнителя.
- Предмет договора. Стандартная запись о работе, на выполнение которой заключается соглашение. Например, предметом труда в договоре может быть публикация материалов на сайте заказчика.
- Место выполнения работы. Исполнитель указывает, по какому адресу он будет находиться во время исполнения своих обязанностей. Этот пункт не обязателен, но желателен для дистанционного договора, особенно для тех, кто живет, например, в районах Крайнего Севера.
- Указание графика работы исполнителя. Если это полный день, обычно указывают 8 часов и необходимость нахождения в сети.
- Особенности организации труда работника. Обязательно должно быть указано, какие программно-технические средства, электронные средства защиты информации он использует.
Права и обязанности по дистанционному договору
Пункт, касающийся прав и обязанностей при удаленной работе, мало отличается от одноименного в типовом трудовом договоре. В контракт добавляются только некоторые пункты. Например, о защите информации с помощью специальных средств. Безопасность необходима, если продукт нанимателя имеет статус секретности — например, изобретения ноу-хау. В такой ситуации в обязанности дистанционного работника входит сохранение тайны о продукте нанимателя, а в обязанности последнего — снабжение сотрудника средствами защиты (например, шифровальной программой).
Другими обязанностями работодателя можно считать:
- оплату труда по договору в оговоренные сроки;
- предоставление ежегодного отпуска;
- оплату интернета, телефона;
- возмещение затрат работника, возникающих при выполнении заданий;
- оплату командировочных, проезда и проживания (если необходимо);
- уплату налогов и страховки.
Работодатель имеет право наказать работника согласно контракту за несвоевременное выполнение заказов, ошибки и погрешности, отсутствие на месте в рабочее время. В трудовом договоре можно прописать, за какие нарушения полагаются штрафы и в каких размерах.
В число обязанностей работника включаются:
- нахождение на рабочем месте в определенные часы;
- составление и предоставление отчетов о работе;
- выполнение правил безопасности на рабочем месте.
Ресурсы, необходимые для работы
В трудовом договоре о работе на удаленке обязательно прописывают пункт об обеспечении сотрудника всем необходимым для выполнения работы (оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации и т. д.). В конце концов, и интернет — это уже головная боль не сотрудника, а работодателя. Во всяком случае, по закону, работодатель должен обеспечить всем необходимым для осуществления профессиональных обязанностей тех, кто работает дистанционно.
Если сотрудник настраивает сам себе производственный процесс на своих ресурсах, тогда ему вместе с зарплатой выплачивают компенсацию. Такой порядок прописан в статье 312.6 Трудового кодекса РФ. Так, за использование своего компьютера работник должен ежемесячно получать к зарплате еще по 2000 рублей.
Кстати, когда руководство компенсирует затраты сотрудника, оно вправе диктовать, какие использовать программно-технические средства.
В большинстве случаев работодатель обеспечивает всем необходимым своих «дистанционщиков» и экономит на аренде офиса.
С учетом того, что такая форма труда узаконена, многим больше не выгодно собирать коллектив в офисе и снимать для этого большие помещения. Тщательно проработанный трудовой договор с дистанционным работником обеспечивает гарантии обеим сторонам.