Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать отпускные сотруднику: примеры». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если вы работаете на окладе, каждый месяц вам начисляется одинаковая зарплата. Но есть «дорогие» месяцы — с большим количеством праздников и выходных, когда дни стоят дороже (за меньшее количество рабочих дней вы получаете ту же зарплату). В такие месяцы лучше работать и не брать отпуск, потому что вы можете потерять в зарплате.
- Отпускные — это не зарплата. Они рассчитываются по числу дней отдыха, а зарплата — по количеству отработанных дней.
- Для расчета отпускных нужно знать расчетный период, средний дневной заработок за этот период и количество фактически отработанных дней.
- Премии, надбавки, повышение зарплаты учитываются при расчете среднего дневного дохода. А пособия, компенсации, командировочные, больничные — нет.
- Отработанными считаются только дни, когда человек был на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Отгулы, больничные, дни отпуска и командировок не считаются отработанными днями.
- Выгоднее брать отпуск в месяце с наибольшим количеством рабочих дней (больше 21 дня). А в «дорогие» месяцы, с большим количеством выходных и праздников, взяв отпуск, вы потеряете в деньгах.
Предоставление отпуска в рабочих днях
В некоторых случаях работникам предоставляется отпуск в рабочих днях:
- работникам, трудовой договор с которыми заключен на срок до 2 месяцев (ст. 291 ТК РФ)
- работникам, которые заняты сезонными работами (ст. 295 ТК РФ)
Данным категориям работников предоставляется 2 рабочих дня отпуска за каждый месяц работы. Порядок расчёта отпускных при этом такой же, как и при расчёте отпуска в календарных днях.
Пример. С Орловой Юлией заключен срочный трудовой договор на период с 1 по 30 сентября. За отработанный месяц ей было начислено 33 000 рублей. Так как договор заключен только на 1 месяц, Юлии предоставили ежегодный оплачиваемый отпуск на 2 рабочих дня (с 1 по 2 октября) с последующим увольнением.
Произведём расчёт отпускных.
- Определяется количество дней, на основе которых будут исчисляться отпускные. Из общего количества календарных дней в сентябре необходимо вычесть выходные дни в соответствии с календарём 6-дневной рабочей недели: 30 – 4 = 26 дней.
- Определяется средний дневной заработок: начисленная за сентябрь зарплата делится на полученное в предыдущем пункте количество рабочих дней:
33 000 руб. / 26 дней = 1 269,23 рубля.
- Определяется сумма отпускных: средний дневной заработок умножается на количество дней отпуска:
1269,23 руб. * 2 дня = 2538,46 рубля.
- Для расчета отпускных количество дней отпуска умножается на средний дневной заработок.
- В базу для расчета отпускных включается зарплата за отработанные дни и иные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. Премии и повышение зарплаты учитываются в особом порядке, а больничные, матпомощь и другие выплаты за неотработанные дни в расчете отпускных не участвуют.
- Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
- Нерабочие оплачиваемые дни в связи с коронавирусом и выплаты за них не учитываются при расчете «отпускного» среднего заработка, если сотрудник в эти дни не работал.
- Выплаченные отпускные необходимо пересчитать и доплатить недостающую сумму сотруднику, если их размер оказался заниженным в результате счетной ошибки или иных событий (изменения окладов, выплаты годовой премии и т. д.).
Показатели для расчета
Покажем, как начислить отпускные деньги в 2023 году на одном из примеров, используя принятые нормы с учетом отдыха за минувший год и индексирования з/платы.
Исходная информация о работающем:
| Название | Показатели |
| Длительность отдыха в 2023 году | со 2.11.2023 по 29.11.2023 (28 календарных дней) |
| Расчетный отрезок времени | с 1.11.2017 по 30.10.2018 |
| Месячная з/плата за ушедший год | с 11.2017 г. по 07.2018 г. – 40 000 руб. |
| с 08.2023 по 10.2023 – 45 000 руб. | |
| Период прошлого оплачиваемого отдыха | с 18.11.2017 по 30.11.2017 года |
| З/плата в октябре 2017 без начислений за отпуск | 11 000 рублей |
Исходя из полученных сведений, начислим отпускные для работающего в октябре 2023 года.
Расчёт отпускных при неполном отработанном годе — формула
Если сотрудник на предприятии отработал полностью календарный год, тогда формула расчёта не составляет много вычислений, но в том случае, когда у сотрудника неполный отработанный календарный год, тогда необходимо сначала рассчитать, сколько положено дней отпуска при неполном отработанном годе.
Порядок расчёта количества дней для отпуска — формула расчёта такова:
- К = (М * КО) и разделено на 12;
- К в данной формуле расчёта — это количество дней продолжительности отдыха, положенных при неполном отработанном периоде года;
- М в данной формуле расчёта — это количество полных отработанных месяцев за период, что рассчитывают отпускные дни;
- КО в данной формуле — это количество дней отпуска, которые насчитываются за год.
Хочу ходить в отпуск только летом. Так можно?
Трудовое законодательство предусматривает, что во всех организациях каждый год составляется график отпусков. О конкретной дате, когда можно будет отдыхать, работник и наниматель должны договориться.
При составлении графика наниматель учитывает специфику работы и не будет, например, одновременно отправлять в отпуск всех сотрудников одного отдела. Согласно Трудовому кодексу, ваш отпуск должен быть не меньше 24 календарных дней, его можно делить на две части (или больше, если в вашей организации такие правила), но одна из частей в любом случае должна быть не меньше 14 дней.
Если вы хотите отдыхать исключительно летом, то можете договориться об этом с работодателем, но у него нет обязанности предоставлять вам отпуск именно в летние месяцы. Исключение сделано для отдельных категорий работников (например, несовершеннолетних, ветеранов, матерей двух и более детей до 14 лет) — им отпуск предоставляется по их желанию летом или в другое удобное для них время (статья 168 Трудового кодекса), напоминает юрист Екатерина Анисимова.
За что начисляют премии
Работники, не посвященные в тонкости бухгалтерского учета, иногда думают, что премию начальник может дать по своему усмотрению. Отчасти это так, но не каждая «выплата стимулирующего характера» (так в статье 129 ТК РФ определяется премирование) входит в оплату труда и влияет на среднее ее значение. Российское законодательство предусматривает различный подход к оплате труда и денежному вознаграждению.
Премия выдается за конкретные трудовые достижения или результат деятельности, влияющий прямо или опосредованно на экономические показатели предприятия. Она входит в фактическую сумму зарплаты сотрудника и предусмотрена системой оплаты труда, принятой в данной организации (Трудовой кодекс РФ, статья 139, часть вторая).
Исчисление средней заработной платы регламентируется Постановлением Правительства РФ № 916 от 11 ноября 2009 года. В подпункте «н» этого правового акта дается ссылка на термин «система оплаты труда». Он означает способ определения размера вознаграждения, положенного работнику на основе трудозатрат и экономических результатов.
Закон об индексации отпускных при повышении зарплаты
В трудовом законодательстве закреплена необходимость индексации заработной платы на уровень роста потребительских цен (ст. 134 ТК). При этом для государственных и муниципальных работников порядок установлен законодательно, иные работодатели вправе разработать свои правила повышения заработных плат и оформить их локальным нормативным актом.
Порядок расчета среднего заработка установлен ст. 139 ТК и Положением, утвержденным Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение). Согласно их нормам при повышении зарплаты не во всех случаях происходит изменение среднего заработка и, соответственно, отпускных.
Существенным условием индексации среднего заработка является повышение заработной платы всем работникам организации или ее структурного подразделения.
Например: В организации имеется отдел продаж штатной численностью 3 единицы. С 1 января было произведено повышение окладов всем сотрудникам, кроме начальника отдела продаж. Поскольку этот отдел является структурным подразделением, то индексация среднего заработка не будет проведена по всем его работникам.
Аналогично действует порядок и в отношении ситуации, когда оклады повышены только некоторым работникам организации. Это не значит, что им откорректируют средний заработок, влияющий на расчет отпускных.
Пример расчета по методике 3
Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:
- по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
- по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.
Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.
Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.
Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.
Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:
| № п/п | ФИО сотрудника | Дата заключения трудового договора | Заработано на 01.12.2021 | Использовано | Резерв | Количество дней отпуска без сохранения зарплаты |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 01.12.2017 | 224 | 120 | 104 | |
| 2 | Петров Петр Петрович | 30.11.2020 | 56 | 30 | 16 | 3 |
| 3 | Викторова Виктория Викторовна | 05.12.2017 | 112 | 50 | 62 |
Как написать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск?
Если вы приняли решение о компенсации неиспользованного отпуска, то вам необходимо написать соответствующее заявление, адресованное руководителю вашей рабочей организации.
Как правило, такой документ не имеет четкого шаблона, но все же несколько правил придется соблюсти.
Для начала обязательно указывается четкое описание, кому пишется обращение о компенсации. В данном случае это руководитель, так как он принимает решение по замене отпуска компенсационной выплатой. Более подробная рабочая информация о руководителе (структурное подразделение, должность, ФИО и т.п.) прописывается в правом верхнем углу. Здесь также указывается и личная информация заявителя.
Следом идет написание всем известного слова «Заявление», соответственно, посередине. Для получения структурного и грамотного документа можно взять за основу текст заявления на очередной оплачиваемый отпуск с последующей заменой содержимого. Получится примерно следующее: «Прошу заменить денежной компенсацией часть моего оплачиваемого отпуска…».
Не стоит пропускать и обязательно указать следующее: разновидность отпуска (основной/дополнительный), годовой период, откуда необходимо вычитать дни отпуска и рассчитать компенсацию. Если периодичность составляет несколько лет, то нужно указать точное количество дней, которые в дальнейшем подлежат возмещению.
Указание даты и прописи подписи — достаточно важный и необходимый момент для любого заявления. Также документ необходимо заверить у начальника своего рабочего подразделения.
Нюансы учета премий при расчете отпускных
Для учета премий при расчете отпускных установлен особый порядок (п. 15 Положения № 922):
|
Виды премии |
Порядок учета |
|---|---|
|
Ежемесячные премии |
Учитываются фактически начисленные премии в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода |
|
Премии за период работы, превышающий один месяц (квартальные, за полугодие) |
Учитываются фактически начисленные премии в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода. Если продолжительность периода, за который начислены премии, превышает продолжительность расчетного периода, то они учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода |
|
Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные премии по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год |
Премии учитываются независимо от времени начисления вознаграждения |
Отпуск по законодательству
Согласно Трудовому кодексу каждый человек, который официально устроен на работу, имеет право на ежегодный оплачиваемый календарный отдых. В среднем он продолжается двадцать восемь дней (хотя зачастую работодатели предпочитают, чтобы их сотрудники разбивали отдых на несколько частей по семь-десять дней), и оплачивается каждый день таких каникул.
Отдых полагается каждый год, если служащий уже отработал полных одиннадцать месяцев, но по согласованию с начальством, можно попросить официальные каникулы и через шесть месяцев с первого рабочего дня. А в некоторых случаях, например, если сотрудник несовершеннолетний, он может попросить отпуск, и не дожидаясь шестимесячного срока – а работодатель не имеет права ему отказать и должен согласиться на условия своего сотрудника.
Сроки выплаты отпускных
Согласно статье 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Отсчет ведется в календарных днях (ст. 14 ТК РФ). Так, если начало отдыха приходится на понедельник, выдать деньги необходимо не позднее четверга предыдущей недели (письмо Минтруда от 05.09.18 № 14-1/ООГ-7157; см. « Отпуск начинается с понедельника: когда выплачивать отпускные? »).
ВНИМАНИЕ. Законодательство не устанавливает самый ранний срок, когда работодатель обязан выплатить отпускные. Значит, компания или ИП может выдать деньги за четыре, пять или большее число дней до начала отпуска, и это не будет нарушением.
Компенсацию за неиспользованный отпуск полагается выдать в день увольнения, либо не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете (ст. 140 ТК РФ).
Расчет среднего заработка для отпускных в 2021 году
Для расчета средней заработной платы учитываются все виды выплат (независимо от их источников), предусмотренные действующей у работодателя системой оплаты труда.
Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).
Расчет среднего заработка работника (независимо от режима его работы) производится исходя из:
-
фактически начисленной ему заработной платы;
-
фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.