ЕФС-1 — новый отчёт с 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ЕФС-1 — новый отчёт с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

С 1 января 2022 года во всех субъектах РФ закреплен механизм «прямых выплат» больничных и иных социальных пособий. В этой связи в форму 4-ФСС были внесены изменения, связанные с исключением из нее сведений о возмещении страхователю расходов на выплату пособий. По обновленной форме отчитываться нужно, начиная с отчетности за полугодие 2022 года.

Порядок заполнения раздела 2 в ЕФС-1

При подаче информации о СВ на травматизм, заполнять нужно ТЛ, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные подразделы (2.1.1 и 2.2) — только при наличии соответствующих данных.

В разделе 2 нужно указать:

• среднесписочную численность работников;
• количество лиц, застрахованных по травматизму;
• количество работающих инвалидов и сотрудников, занятых на вредных производствах.

Что нового в бланке 4-ФСС

Новая форма состоит из титульного листа и нескольких таблиц. Часть из них переработали и изменили нумерацию, другие из расчета исключили. Новшества в основном связаны с отменой прежней системы выплаты пособий, когда сотрудникам их перечисляла компания, а затем эти суммы работодателю возмещал ФСС.

Самое заметное изменение – из формы исчезла таблица, в которой раньше отражались детали расчета с фондом (Таблица 2 на старом бланке). Также больше нет Таблиц 3 и 4 в их прежнем виде — они не подлежали заполнению еще с 2021 года.

При формировании отчета все страхователи должны заполнять всего 3 страницы: титульный лист, Таблицу 1 и Таблицу 4. Остальные таблицы заполняются при наличии данных:

• Таблица 1.1 заполняется теми организациями, чьи структурные подразделения были выделены в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ).
• Таблица 2 заполняется компаниями и ИП, которые временно направляют своих работников по договору о предоставлении персонала к другим работодателям.
• Таблица 3 предназначена для тех предприятий, на которых в отчётном периоде были страховые случаи – в ней отражается численность пострадавших.

Отчет ЕФС-1 потребуется сдавать за периоды с 01.01.2023 г. в срок до 25-го числа. Однако при этом не потребуется каждый раз заполнять весь отчет полностью.

Периодичность представления разделов и подразделов отчета сохраняется:

• подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):
• при приеме на работу или увольнении, приостановке или возобновлении трудового договора, заключении или расторжении ГПХ договора — не позже следующего рабочего дня;
• при остальных кадровых мероприятиях — не позже 25-го числа месяца после отчетного месяца;
• подраздел 1.3 (СИоЗП) — каждый месяц не позже 25-го числа месяца после отчетного месяца;
• подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — каждый год не позже 25-го января после отчетного года.

Как заполнять и сдавать листы отчета 4-ФСС

Даже при отсутствии работников нулевая отчетная форма 4-ФСС должна быть обязательно предоставлена предприятием. Оформляется она по такому же принципу, как и основная. Для заполнения 4-ФСС используют новый бланк.

Структура документа включает такие основные разделы:

• Главный лист (титульный).
• 2 таблицы:
  • расчет сумм по страховым взносам;
  • сведения о спецоценке условий труда и медосмотрах работников в начале года.

Основные требования, предъявляемые к документу:

1. При заполнении в некоторых графах + ячейках + полях ставят нули, прочерки либо оставляют их пустыми.
2. Среднесписочная численность количество персонала указывается в первом (главном) листе. Количество от 1 человека проставляется в графе. При отсутствии работников ставят 0.
3. Если ИНН предприятия состоит из 10 цифр, то в поле для указания кода (главный лист) в последних двух ячейках ставят 0. При 13 цифрах нуль проставляют в первых 2 ячейках 15-значных полей.
4. Поля заполняются таким образом:
   1. «Прекращение деятельности» – остается незаполненным;
   2. «Бюджетная организация» – без записей.
5. Предусмотренный страховой тариф (несчастные случаи и профзаболевания) – пишут название.
6. Размер страховки отражается в стр. 8 табл. 1. – Тариф + надбавки + скидки.
7. Таблицу 4 надо заполнять всегда, независимо от того, есть показатели в остальных таблицах расчета или нет. Во всех ячейках проставьте прочерки, если страхователь зарегистрирован в текущем году. Если нет, уточните в кадровой службе и поставьте следующую информацию:
   • о количестве рабочих мест — поставьте количество в графу 3;
   • числе работников, которые обязаны проходить медосмотры — в графу 12;
   • прошедших медосмотр работников — в графу 13.

   Из отчета по СОУТ возьмите сведения о количестве аттестованных рабочих мест, в том числе отнесенных к вредным и опасным условиям труда и укажите по строкам 4-11.

В 2022 году сроки сдачи нулевого 4-ФСС следующие:

Формат	1-й квартал (до…)	2-й квартал (до…)	3-й квартал (до…)	4-й квартал (до…)
Бумажный	20.04.2022	20.07.2022	20.10.2022	20.01.2023
Электронный	13.05.2022	25.07.2022	25.10.2022	25.01.2023

Надо ли сдавать нулевую форму 4-ФСС

Если деятельность организации приостановлена или еще не начата, зарплата не начисляется. В нормативах ФСС указано, нужно ли сдавать нулевой отчет ФСС в 2021 году, — да, отчетность в Фонд социального страхования подается, даже если за расчетный период отсутствуют сведения для предоставления.

За несвоевременную сдачу или несдачу отчета положены штрафы. В приказе ФСС № 381 от 26.09.2016 разъясняется, нужно ли сдавать 4-ФСС, если нет начислений зарплаты в 2021: если в организации есть сотрудники, но им не начисляли зарплату или учреждение не занималось экономической деятельностью в течение отчетного периода, то в территориальный орган подается нулевой отчет.

Бесплатно узнайте в КонсультантПлюс, как подать уточненный расчет в ФСС.

Если в учреждении нет штата служащих и начислений, то сдавать 4-ФСС не придется. В таком случае предприятие вправе не отчитываться в территориальное отделение даже в нулевой форме.

ВАЖНО!

В НК РФ закреплено, нужно ли ИП сдавать 4-ФСС, если нет работников: нет, предприниматели, работающие без наемных служащих, не сдают отчеты о начислениях и выплатах взносов ни в Фонд социального страхования, ни в ФНС, ни в ПФР (ст. 346.52 НК РФ).

Норма из ст. 346.52 НК РФ распространяется на предпринимателей на ПСН, но контролирующие органы утверждают, что предприниматели на любой системе налогообложения вправе не отчитываться, если у них нет сотрудников и начислений.

Составление расчета по форме 4-ФСС в программах 1С

Расчет по форме 4-ФСС состоит из

• Титульного листа;
• Таблицы 1 «Расчет сумм страховых взносов»;
• Таблицы 1.1 «Расшифровка сведений об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными квалификационными единицами (СКЕ)»;
• Таблицы 2 «Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ»;
• Таблицы 3 «Численность пострадавших (застрахованных) в связи со страховыми случаями в отчетном периоде»;
• Таблицы 4 «Сведения о результатах проведенной специальной оценки условий труда и проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников на начало года».

Кто, когда и куда сдаёт 4-ФСС в 2023 году

Отчет нужно направить в территориальное отделение ФСС:

• по месту нахождения организации (в том числе при наличии обособленных подразделение без собственного расчетного счета или не начисляющих зарплату сотрудникам);
• по месту учета подразделения, если оно выделено на отдельный баланс, имеет сотрудников и самостоятельно им платит;
• по месту жительства ИП.

Отчет 4-ФСС подается 4 раза в год: по окончании первого квартала, полугодия, девятимесячного периода и года. Срок сдачи формы зависит от вида, в котором она подается. Он же, в свою очередь, зависит от количества застрахованных лиц:

• если их до 25 человек включительно, то можно подавать 4-ФСС на бумаге или в электронном виде на выбор работодателя;
• если 26 и более — только в электронном виде.

Крайняя дата представления формы в электронном виде — 25 число месяца, следующего за отчетным кварталом, в бумажном виде — 20 число.

То есть налоговая ненавязчиво, в виде бОльших сроков, предлагает сдавать именно в электронном виде.

Сроки подачи отчета за периоды 2023 года представлены в таблице:

Период	На бумажном носителе	В электронной форме
I квартал	20 апреля 2023	26 апреля 2023 (перенос с 25 апреля)
Полугодие	20 июля 2023	26 июля 2023 (перенос с 25 июля)
9 месяцев	20 октября 2023	25 октября
За год	20 января 2023	25 января 2023

Если организация проходит ликвидацию, то расчет 4-ФСС нужно представить в ФСС до подачи заявления о ликвидации в налоговую инспекцию. В него нужно включить данные с начала года до дня представления отчета в фонд. Сумму взносов нужно перечислить в ФСС в течение 15 дней после сдачи отчета.

Исключительные случаи

Несчастный случай на производстве – происшествие неприятное и подлежит предоставлению сведений о нем в ФСС. Данные отражаются в таблице 3 (прежде таблица 4). Как и прежде, поводом к заполнению таблицы служит факт несчастного случая на производстве. Сведения передаются в ФСС в том отчетном периоде, когда произошел инцидент или у сотрудника подтвердился факт профзаболевания. Основанием для заполнения таблицы должны служить оформленные надлежащим образом акты о несчастных случаях и профзаболеваниях, которые обязаны предоставлять в бухгалтерию сотрудники отдела по охране труда и производственной безопасности.

Для информации следует упомянуть, что если ваш бизнес направлен на предоставление сотрудников организациям и предпринимателям, то вам следует заполнять таблицу 2. Всем иным работодателям эту таблицу заполнять не следует.

Особенности заполнения 4-ФСС

Действующий бланк расчета утвержден приказом № 80 от 14.03.2022. Представители Фонда социального страхования требуют соблюдать основные правила при составлении отчетной формы по травматизму. Ключевые правила, как заполнить форму 4-ФСС без ошибок:

• допустимо заполнение бланка 4-ФСС от руки. Для записей используйте только черные или синие цвета чернил;
• все страницы бумажного отчета подписываются руководителем организации с указанием даты подписания. Не забудьте проставить нумерацию страниц в специальном поле вверху;
• исправления недопустимы. Если допустили ошибку на одной из страниц, то придется ее переписать;
• электронный вариант 4-ФСС обязательно удостоверяйте квалифицированной подписью уполномоченного лица учреждения. Электронную форму перед отправкой необходимо проверить в специализированных программах проверки.

Порядок заполнения и бланк формы 4-ФСС в 2021 году

Обращаем внимание, что в расчете 4-ФСС титульный лист, а также таблицы 1, 2 и 5 является обязательными для заполнения всеми плательщиками страховых взносов! Остальные таблицы заполняются при наличии соответствующих данных для отражения.

В таблице 5 указываются данные по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и проведению предварительных и (или) периодических медицинских осмотров работникам страхователя (далее – ПМО) по состоянию на 1 января отчетного года.

Таблица 5 заполняется страхователем в первом квартале каждого отчетного года, а в дальнейшем данные дублируются в каждом последующем квартале без изменений.

Данные по СОУТ считаются суммарно за 5 лет, предшествующих отчетному году, а данные по проведению ПМО указываются за 1 год, предшествующий отчетному году.

Напоминаем также, что Расчет по форме 4-ФСС сдается поквартально и составляется нарастающим итогом с начала года.

Если Вам необходимо подать уточненный Расчет за периоды до 2017 года, воспользуйтесь формой бланков, действовавших в соответствующих периодах.

Если пример отчета не загрузился, пожалуйста, обновите данную страницу.

Кто, куда и как сдаёт отчёт 4-ФСС

4-ФСС сдают ИП и организации, которые начисляют выплаты работникам по трудовым договорам или договорам ГПХ. Для предпринимателей без сотрудников сдача 4-ФСС обязательна, если они платят добровольные взносы за себя же.

Работодатель делает взносы и отчитывается за сотрудников на ГПХ, если договор предусматривает страхование исполнителя.

Отчёт нужно направить в территориальное отделение ФСС:

• по месту нахождения организации (в том числе при наличии обособленных подразделение без собственного расчётного счёта или не начисляющих зарплату сотрудникам);
• по месту учёта подразделения, если оно выделено на отдельный баланс, имеет сотрудников и самостоятельно им платит;
• по месту жительства ИП.

Отчёт 4-ФСС подаётся 4 раза в год: по окончании первого квартала, полугодия, девятимесячного периода и года. Срок сдачи формы зависит от вида, в котором она подаётся. Он же, в свою очередь, зависит от количества застрахованных лиц:

• если их до 10 человек включительно, то можно подавать 4-ФСС на бумаге или в электронном виде на выбор работодателя;
• если 11 и более — только в электронном виде.

Порядок представления отчета по форме 4-ФСС

Отчет по взносам на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве, профзаболеваний (НС и ПЗ) и расходам на выплату страхового обеспечения — проще говоря, отчет 4-ФСС — представляется ежеквартально всеми страхователями, имеющими в своем штате наемных работников. Он направляется в отделение фонда соцстрахования по месту регистрации страхователя.

Отчет представляется по форме, утвержденной приложением 1 к приказу ФСС от 26.09.2016 № 381, а порядок, в котором он заполняется, — приложением 2 к этому же приказу.

Показатели отчета формируются на протяжении всего календарного года накопительным итогом. Страхователи представляют в фонд ФСС отчетность 4-ФСС за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и годовую отчетность.

Порядок заполнения формы за 3 квартал

Для заполнении расчета нужно руководствоваться порядком, который приведен в приложении №2 приказа ФСС РФ № 381 с уточнениями приказа ФСС РФ от 7 июня 2017 г. №275. При заполнении бумажного варианта расчета необходимо использовать ручку синего или черного цвета, используя печатные буквы. Можно заполнять форму на компьютере.

На каждой странице страхователю необходимо указать свой регистрационный номер и код подчиненности, Эти данные указаны в уведомлении, выдаваемом при регистрации страхователя фонде социального страхования. Подпись страхователя и дата подписания документа указывается внизу страницы.

На титульном листе указывается номер корректировки «000», если форма за четвертый квартал сдается первый раз. В дальнейшем, если сдается уточненный расчет, то ставится «001», последующие уточнении этого же отчета – «002» и т.д. Уточненный расчет подлежит сдаче по той форме отчетности, которая действовала в тот период, за который выявлены ошибки.

Отчетными периодами признается первый квартал, полугодие, и девять месяцев календарного года., которые соответственно обозначаются «03», «06» и «09». Расчетным периодом признается календарный год, который обозначается цифрой «12».

Страницы формы надо пронумеровать и их количество, а также и число страниц приложений (при наличии) указываются на титульном листе.

Денежные суммы в расчете округлению не подлежат, то есть указываются в рублях и копейках. Если показатель является нулевой, то в соответствующей графе ставится прочерк.

Таблица 1 – в ней отражается расчет базы для начисления взносов на «травматизм». Показатели указываются нарастающим итогом с начала года, и разбиваются по месяцам последнего квартала отчетного периода.

Таблица 1.1 — заполняется страхователями в том случае, если свои работники на основании договора отправлялись на работу к другим работодателям. (п. 2.1 ст. 22 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Таблица 2 — расчет заполняется по данным бухгалтерского учета страхователя о состоянии расчетов по взносам и расходам.

Таблица 3 — заполняется, когда есть расходы по «травматизму», то есть выплаты по листам временной нетрудоспособности по несчастным случаям на производстве или полученным травмам, оплаты отпуска на лечение профессиональных заболеваний на курортах и в санаториях.

Таблица 4 — в ней указывается количество пострадавших человек от профзаболеваний и от несчастных случаев на производстве. Данные указываются на основании соответствующих актов. Эта таблица расположена на той же странице, что и таблица 3.

Таблица 5 – указываются сведения о результатах специальной оценки условий труда и проведенных медицинских осмотрах работников. В таблице отражается количество рабочих мест, подлежащих оценке, количество работников на вредных условиях производства и соответственно число оцененных рабочих мест и количество работников, прошедших медосмотры на начало года.

Обращаем внимание на то, что в скачанной форме в excel каждая таблица расположена на отдельной странице файла.

Кто и когда должен сдавать форму 4-ФСС?

Расчет должны сдавать в подразделения Фонда Социального Страхования все организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают физическим лицам вознаграждения, подлежащие обложению взносами на обязательное социальное страхование (п. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Однако если ИП не является страхователем (то есть не имеет работников и не выплачивает им вознаграждение), то обязанности сдавать отчет в фонд за «травматизм и профессиональные заболевания» не возникает.

В соответствии с п.1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ установлены следующие сроки сдачи отчета:

• на бумажном носителе не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;
• в форме электронного документа не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом

Отчетным периодом является 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и год.

Страхователи, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, и вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает такой предел, представляют расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам в территориальный орган ФСС в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью.

Периодичность и сроки сдачи нулевки в 2022 году.

Согласно закону о страховании от несчастных случаев, страхователи обязаны ежеквартально представлять территориальному органу соцстраха по месту их регистрации расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам.

Важно:

Отчет 4-ФСС заполняется нарастающим итогом с начала года, поэтому нулевым он будет считаться, когда любые начисления по зарплате и по взносам отсутствовали с 1 января и до окончания отчетного периода.

Нулевой, как и полный отчет, может быть сдан как на бумаге, так и в электронном виде. Однако, на бумаге есть ограничения: в конце 2021 года было принято решение о том, что страхователи, у которых численность работающих физических лиц за предшествующий расчетный период превышает 10 человек, обязаны предоставить расчет в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Сроки сдачи бумажного и электронного отчета разнятся. На бумажном носителе расчет сдается не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. В электронной форме — не позже 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Дедлайны срока сдачи для 4-ФСС на бумаге в 2022 году.

	1 квартал	2 квартал	3 квартал	4 квартал
Бумажная форма	До 20 апреля	До 20 июля	До 20 октября	До 20 января 2023 года

Появилась ли новая форма 4-ФСС (изменился ли бланк)?

Обычно перед началом очередного отчетного сезона бухгалтерское сообщество волнует вопрос: не «порадовали» ли их нежданным обновлением отчетных форм, в том числе не появилась ли с отчетности за 2 квартал новая форма 4-ФСС.

Пока волноваться причин нет. Актуальную на сегодняшний день форму 4-ФСС назвать новой затруднительно — последние ее корректировки произошли летом 2017 года (приказ ФСС РФ от 07.06.2017 № 275).

Несколько слов об изменениях, внесенных в 4-ФСС приказом № 275:

• Появилось новое поле «Бюджетная организация» на титульном листе, в котором бюджетные организации указывают источник финансирования.
• В таблицу 2 добавили две новые строки — 1.1 (для отражения суммы задолженности за реорганизованным страхователем) и 14.1 (отражающая задолженность ФСС).

Корректировок, способных повлиять на правила заполнения 4-ФСС за 2 квартал 2020 года, в последнее время не вносилось. Это касается не только правил заполнения, но и формы (бланка) этого отчета. По этой причине мы не называем новой форму 4-ФСС за 2 квартал 2020 года.

По-прежнему порядок заполнения 4-ФСС регламентируется приказом Фонда соцстрахования от 26.09.2016 № 381 (приложение № 2).

Похожие записи:

• Основные изменения по налогу на имущество организаций в 2023 году
• Материнский капитал-2023: новая ежемесячная выплата
• Инструкция по заполнению реквизитов образовательной организации