Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда компенсация на питание требует уплаты НДФЛ и страховых взносов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Довольно часто предприятия и организации предпочитают заключать договоры на питание сотрудников с каким-то определенным заведением общественного питания. Как правило, это близлежащая столовая, кафе или буфет. При подобном сотрудничестве в договорах четко прописываются все условия предоставления услуг, в том числе время обеда, количество сотрудников, стоимость одного обеда и т.д. Денег на обеды на руки работники предприятия не получают, а для отчетности по обедам расписываются в специальных журналах и ведомостях или же предъявляют пропуск.
Как облагаются страховыми взносами компенсации расходов на питание?
Минфин и ФНС считают, что объектом обложения страховыми взносами являются любые выплаты в пользу физлиц, которые возникают в рамках трудовых отношений и локальных нормативных актов той или иной организации. Исключения составляют основания, перечисленные в ст. 422 НК РФ.
То есть по мнению контролирующих налоговых органов, главным критерием при определении облагаемой базы, является характер основания для выплаты в качестве компенсации за питание. Если такая выплата основана на
- Федеральном законодательстве,
- Законодательных актах субъекта РФ,
- Решениях представительных органов местного самоуправления,
то эти выплаты не подлежат исчислению страховых взносов.
Соответственно, если оплата работникам за питание производится на основании локального акта организации, то она входит в облагаемую базу (Письмо Минфина от 05.02.2018 № 03-15-06/6579).
НДС и налог на прибыль
При начислении налога на добавленную стоимость тоже следует придерживаться персонификации. Если известна индивидуальная стоимость обеда конкретного работника, то на выданные продукты надо начислить НДС. Тогда возникает и право вычета предъявленного налога.
Если сведений о стоимости обедов нет, то нет ни объекта для обложения НДС, ни права на вычет. Денежная компенсация, выплаченная вместо продуктов, никогда не облагается НДС, поскольку не является товаром вообще.
Что касается налога на прибыль с компенсации стоимости питания, то его допускается уменьшать на стоимость обедов (включить в расходы на оплату труда), если выполняются 2 условия:
- обеды закреплены в локальных актах организации, т. е. входят в систему оплаты труда;
- доходы персонифицированы, т. е. индивидуальные доходы сотрудников определены, с них удерживался НДФЛ и начислялись страховые взносы.
При определении налоговой базы по ЕСН, страховым взносам в соответствии с п. 1 ст. 237 НК РФ учитываются любые выплаты и вознаграждения по трудовым и гражданско-правовым договорам (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне зависимости от формы осуществления таких выплат, к которым относится в том числе и оплата питания работникам. Выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме, в виде товаров (работ, услуг), при расчете налоговой базы учитываются как их стоимость, исчисленная исходя из рыночных цен (тарифов) либо государственных регулируемых розничных цен с включением в стоимость НДС и акцизов (п. 4 ст. 237 НК РФ). В этом случае также необходимо определить стоимость бесплатного питания по каждому работнику.
В соответствии со ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» объектом обложения страховыми взносами и базой для их начисления являются объект и налоговая база по ЕСН.
Если предприятие пищевой промышленности предусмотрит обеспечение работников бесплатным питанием в коллективном или трудовом договоре, при этом решит не включать данные расходы в налоговую базу по налогу на прибыль с целью экономии на «зарплатных» налогах, можно сказать, что в этом случае спор с контролирующим органом неизбежен, поскольку налоговики считают, что невключение расходов, которые в силу ст. 129 ТК РФ выступают элементами оплаты труда, а не компенсациями расходов работников в связи с исполнением ими трудовых обязанностей, в налоговую базу по налогу на прибыль, не означает автоматического освобождения от начисления ЕСН и взносов. Расходы на бесплатное питание работников, предусмотренные коллективным или трудовым договорами, относятся согласно п. 1 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, и подлежат включению в налоговую базу по ЕСН (ст. ст. 236, 237 НК РФ). Аналогичные указания давал при рассмотрении дел, касающихся правильности определения налоговой базы по ЕСН ВАС (п. 3 Информационного письма от 14.03.2006 N 106): п. 3 ст. 236 НК РФ не предоставляет налогоплательщику права выбора, по какому налогу (ЕСН или налогу на прибыль) уменьшать налоговую базу на сумму соответствующих выплат. Такой же вывод был сделан судьями ФАС ЗСО (Постановление от 31.03.2008 N Ф04-2194/2008(3013-А45-40)), решение суда поддержано ВАС . И в Определении от 26.12.2008 N ВАС-14058/08 ВАС поддержал вывод судов предыдущих инстанций, что стоимость питания, предоставляемого работникам и вычитаемого из заработной платы, должна включаться в налоговую базу ЕСН.
Определение от 30.07.2008 N 9580/08.
В Постановлении ФАС ПО от 21.01.2009 N А65-6181/2008 предприятие в соответствии с условиями коллективного договора производило дотацию на удешевление блюд в столовой в размерах, определяемых приказом генерального директора. Данная дотация выплачивалась за счет прибыли, оставшейся в распоряжении общества. По мнению налогового органа, поскольку расходы на питание сотрудников предусмотрены коллективным договором, они должны быть включены в облагаемую базу ЕСН. Суд пришел к выводу, что выплаты за счет нераспределенной прибыли в силу п. 3 ст. 236 НК РФ не облагаются ЕСН. В обоснование своей позиции суд сослался на Президиум ВАС, который в Постановлении от 20.03.2007 N 13342/06 в аналогичном вопросе сделал вывод, что ссылка предыдущих инстанций на Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 N 106 неправомерна. Кроме того, арбитры указали, что в качестве исключения в п. 25 ст. 270 НК РФ обозначено: бесплатное или льготное питание предусмотрено коллективными договорами. В рассматриваемом случае в коллективном договоре речь шла не о них, а о дотации на удешевление питания. По мнению суда, дотация — это компенсация, бесплатное питание — это питание без оплаты, а льготное питание — это питание по льготным ценам, по которым оно отпускается только определенным категориям работников предприятия. Аналогичные выводы были сделаны и в Постановлении ФАС ПО от 16.12.2008 N А65-7549/2008. Как мы видим, арбитражная практика противоречива, и если предприятие хочет избежать судебных разбирательств, организуя питание за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, то никаких упоминаний в коллективном и трудовом договорах делать не следует.
Если бесплатное питание ни коллективным, ни трудовым договорами не будет предусмотрено, его стоимость в расходах по налогу на прибыль в силу п. 25 ст. 270 НК РФ учитываться не будет и в соответствии с п. 3 ст. 236 НК РФ не будет облагаться ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (Письма УФНС по г. Москве от 02.09.2008 N 21-11/082829@, Минфина России от 04.03.2008 N 03-03-06/1/133, Постановления ФАС УО от 02.07.2008 N Ф09-4698/08-С3 , ФАС ВВО от 21.08.2008 N А11-11690/2007-К2-28/113/24 ). Нет оснований для начисления ЕСН и пенсионных взносов и в том случае, когда бесплатное питание работников осуществляется за счет текущей прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты всех налогов , и за счет прибыли прошлых лет, оставшейся в распоряжении предприятия после налогообложения (п. 1 ст. 270 НК РФ) .
- В 2023 году страхователи будут перечислять взносы за работников и исполнителей по единому тарифу: 30% до достижения предельной величины базы и 15,1% после её достижения. Единая предельная величина базы для исчисления страховых взносов устанавливается в размере 1 917 000 рублей.
- Работодатели из категории субъектов МСП продолжат платить страховые взносы на прежних условиях: 30% с выплат в пределах МРОТ и 15% с суммы свыше МРОТ. Минимальная зарплата на 1 января 2023 года установлена в размере 16 242 рубля.
- Остальные категории страхователей с льготными тарифами перечислены в статье 427 НК РФ.
- Взносы по единому тарифу надо перечислить не позже 28-го числа следующего календарного месяца. Перед этим, не позже 25-го числа, необходимо направить уведомление об исчисленных суммах.
- Фиксированные взносы в 2023 году для ИП за себя, а также за глав и участников КФХ составляют 45 842 рублей.
- Изменится отчётность по взносам: формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС отменяются, вместо них будут сдавать новый отчёт ЕФС-1. Отчёт СЗВ-М будет заменён Персонифицированными сведениями по физлицам.
Проведение персонификации данных
Предпринимателю, взявшемуся организовывать питание для своих сотрудников, стоит помнить, что все расходы, начисленные на питание работников, согласно статьям 210-211 НК РФ, относятся к их натуральному доходу, а потому подлежат обложению налогом на деятельность физического лица (НДФЛ).
Стоит понимать, что при организации пищевого процесса по принципу так называемого шведского стола, который характерен при проведении различных корпоративных развлекательных мероприятий и празднований, установить размер дохода в натуральной форме для каждого отдельно взятого сотрудника организации представляется весьма затруднительным. Согласно заключению Министерства финансов Российской Федерации, в тех случаях, когда оценить с экономической позиции и персонифицировать доход в натуральном формате по отдельному служащему невозможно, объекта, подпадающего под обложение НДФЛ, не возникает. Однако то, что может быть проведено несколько раз в год в рамках каких-либо мероприятий без начисления НДФЛ, не подходит для организации регулярного процесса во избежание рекламаций от налоговых органов. А потому питание работников вернее организовывать способом, при котором возможно персонифицировать полученную каждым из них экономическую выгоду.
Что касается дотационных и компенсационных выплат, отметим, что они облагаются НДФЛ в штатном порядке, и удержание исчисленной суммы налога должно происходить непосредственно из доходов сотрудника в момент их фактической выплаты. Также не следует забывать о своевременном исчислении страховых взносов. Обложению последними, согласно требованиям Налогового кодекса, подлежат все выплаты в пользу работников. Компенсация осуществляется в рамках взаимоотношений, регулируемых согласованными трудовыми, коллективными контрактами, внутренними нормативными актами и иной документацией.
Бесплатное питание для сотрудников по инициативе работодателя
Работодатель по собственной инициативе может предоставлять бесплатное питание сотрудникам. Закон предоставляет ему это право при условии правильного документального оформления, принятия к учету и налогообложения.
Необходимые документы:
- коллективное соглашение (договор). В нем следует четко прописать действие работодателя. Например, «работодатель обязуется предоставлять бесплатное питание»;
- трудовое соглашение. В нем нужно указать ссылку на пункт коллективного договора, содержащего обязательство работодателя по организации бесплатных обедов;
- приказ о предоставлении бесплатного питания сотрудникам;
- табель учета рабочего времени, чтобы определить, сколько сотрудников в текущем месяце на предприятии реально отработали, а не находились в отпуске, в командировке, и получали бесплатное питание;
- каждодневное меню, составленное по установленным требованиям.
Организация места для приема пищи
Есть вариант и для тех работодателей, которым по каким-либо причинам не подходят все предыдущие. Повысить лояльность сотрудников можно, организовав место для приема пищи. Для этого потребуется пустое помещение, бытовая техника и мебель. Техника может включать в себя холодильник, микроволновую печь, чайник, кофемашину. Некоторые работодатели идут еще дальше и предоставляют не просто кухню, где можно разогреть еду, но и полноценную зону отдыха – с креслами, настольными играми и прочим.
Во-первых, такая мера позволит сотрудникам не тратить время на поход в сторонние кафе и соблюсти технику безопасности на рабочих местах.
Во-вторых, организация места для питания требует лишь одномоментных вложений, так как компания только обустраивает место, не тратя в дальнейшем деньги на питание сотрудников. Следовательно – не возникнет и проблема с «зарплатными налогами», рассмотренная в предыдущем разделе.
Чтобы эти затраты можно было учесть для налогообложения – нужно отразить обязанность работодателя создать условия для приема пищи в локальных нормативных актах.
Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация расходов на питание сотрудников
Вопрос №1: Рискованно или нет осуществлять выплату компенсационных сумм в счет оплаты питания сотрудников по условиям, оговоренным в коллективном договоре предприятия?
Ответ: Компенсации сами по себе не должны облагаться страховыми взносами, а тот факт, что в коллективном договоре они рассматриваются как выплаты социального характера, вызовет подозрение у налоговой службы. Безопаснее всего удержать с компенсаций НДФЛ, тогда инспекция ФНС точно не предъявит требований к доначислению налога.
Вопрос №2: Является ли компенсация расходов на питание сотрудников обязанностью всех работодателей?
Ответ: Нет, подобные выплаты устанавливаются на усмотрение нанимателя, и требовать компенсации не имеет смысла.
- Налог на прибыль
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ полученные доходы налогоплательщик уменьшает на сумму произведенных расходов, при соблюдении принципов обоснованности и документального подтверждения. Стоимость бесплатно предоставляемого работникам в соответствии с законодательством РФ питания относится к расходам на оплату труда на основании п. 4 ст. 255 НК РФ. Если обязанность обеспечивать работников бесплатным питанием для налогоплательщика законодательно не установлена, то рассматриваемые расходы могут быть включены в состав расходов на оплату труда в соответствии с п. 25 ст. 255 НК РФ, если они предусмотрены трудовыми или коллективным договорами (Письма Минфина России от 27.08.2012 N 03-03-06/1/434, от 04.06.2012 N 03-03-06/1/292).) В противном случае, включение указанных расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль может привести к спорам с налоговыми органами.
В одном из своих писем, 04.03.2008 N 03-03-06/1/133 Минфин высказал мнение о том, чторасходы на оплату питания сотрудников не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда также в случае, если отсутствует возможность выявить конкретную величину доходов каждого сотрудника (Письмо Минфина РФ 04.03.2008 N 03-03-06/1/133). Данное мнение на наш взгляд является спорным, поскольку налог на прибыль является налогом на доходы организации в целом, а не каждого конкретного сотрудника, как, например НДФЛ.
- НДС
Суммы компенсации расходов на питание (в денежной форме), начисляемые работникам организации в соответствии с трудовым договором, согласно разъяснению Минфина объектом обложения НДС не являются (Письмо от 02.09.2010 N 03-07-11/376). Некоторое время назад существовало иное мнение и налоговики настаивали на начислении НДС на стоимость бесплатно предоставленных работникам обедов (Письмо УФНС по г. Москве от 03.03.2010 N 16-15/22410), при этом суммы налога допускалось принимать к вычету. Однако сейчас позиция пересмотрена и с учетом того, что отношения между работником и работодателем по обеспечению питанием устанавливаются на основании трудового, а не гражданско-правового договора, поэтому реализации не возникает. При этом работодатель сам услуг питания не оказывает, а выступает только посредником между работниками и предпринимателем Таким образом, питание оплачивается работником из своего дохода, с которого удержан НДФЛ и который вошел в налогооблагаемую базу по страховым взносам.
- НДФЛ
В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах. Оплата организациями питания в интересах работников, относится к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Доходы, не подлежащие обложению НДФЛ перечислены в ст. 217 НК РФ. В ней не предусмотрено освобождение от НДФЛ выплат (компенсаций) на питание, производимых работодателем в соответствии с коллективным и (или) трудовыми договорами, поэтому независимо от того, предусмотрены выплаты трудовым и (или) коллективным договором или нет, доходы работника в сумме компенсации затрат на питание (оплаты питания), облагаются НДФЛ (особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме установлены ст. 211 НК РФ).
Организация в данном случае является налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Причем удержать у налогоплательщика сумму НДФЛ, начисленную с доходов, полученных в натуральной форме, налоговый агент должен за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ), не позднее дня, следующего за днем фактического удержания суммы НДФЛ, исчисленный налог должен быть перечислен в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Налоговые агенты по НДФЛ представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 2-НДФЛ по коду дохода 2510 «Оплата (полностью или частично) за налогоплательщика организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика».
- Страховые взносы
Переоборудование какого-либо из имеющихся в собственности предприятия помещения под кухню считается довольно обыденным способом наладить питание персонала на производстве. Тем более что согласно статье 223 Трудового кодекса, посвященной вопросам санитарного, бытового и лечебно-профилактического обслуживания рабочего персонала, работодатель обязан обустроить для своих сотрудников комнату (место) приема пищи в любом случае, даже если питание в компании осуществляется работниками собственными силами.
Нормы, согласно которым нужно оборудовать соответствующее помещение, прописаны в СНиПе «Административные и бытовые здания». Если количество рабочего персонала компании насчитывает меньше трех десятков служащих в смену, то достаточно оборудования комнаты питания. При численности состава до двух сотен требуется обустраивать помещение столовой либо столовой-раздаточной.
Обоснование затрат на оборудование соответствующего помещения и приобретение необходимого оборудования, столов, стульев и бытовой техники для обеденной комнаты оформляется в коллективном договоре или в локальном нормативном документе пунктов о предоставлении персоналу предприятия данного места под обеденные нужды. В таком случае траты будут отнесены к прочим расходным статьям, связанным с производством и реализацией продукции.
Стоит помнить, что в том случае, если цена мебельной обстановки, закупленной для обеденного помещения, свыше 40-50 тысяч рублей, а срок эксплуатации превышает 1 год, то погашать стоимость надлежит путем расчета амортизации.
Варианты организации питания работников
Действующее законодательство обязывает работодателя за свой счет выдавать по установленным нормам продукты (спецпитание) работникам, трудящимся в определенных условиях (ст. 222 ТК РФ):
- во вредных — молоко или иные равнозначные ему продукты;
- в особо вредных — лечебно-профилактическое питание.
Однако у работодателя достаточно часто возникает желание организовать регулярное бесплатное или частично компенсируемое питание и для прочих своих работников. Сделать это он может разными способами:
- открыв собственную столовую;
- обеспечив процесс питания силами стороннего контрагента: либо в его столовой, либо путем доставки готовых блюд на территорию работодателя;
- приобретая продукты и давая возможность использовать их работникам;
- выплачивая работнику деньги для компенсации понесенных им расходов на питание.
Предоставляя работнику возможность бесплатно питаться, работодатель фактически увеличивает выплачиваемый ему доход, который вполне обоснованно можно расценить как оплату труда. Но для того чтобы такой вид оплаты можно было отнести к подобным расходам, их следует внести в общий перечень выплат, образующих систему оплаты труда у работодателя (ст. 129 ТК РФ), закрепив это в одном из следующих внутренних нормативных актов (ст. 135 ТК РФ):
- положении об оплате труда;
- коллективном соглашении;
- трудовом договоре.
Подробнее о положении по оплате труда читайте в статье «Положение об оплате труда работников — образец-2019 — 2020».
НДФЛ и страховые взносы по питанию
На спецпитание, получаемое работником в объемах, не превышающих установленных норм, не начисляют ни НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
От уплаты НДФЛ освобождается также:
- положенное работникам по законодательству натуральное довольствие (п. 3 ст. 217 НК РФ, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 22.04.2016 № Ф07-1186/2016 от 22.04.2016 № Ф07-1186/2016);
- питание, выдаваемое спортсменам, спортивным судьям и работникам организаций физкультурно-спортивного характера (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- питание, предназначенное работникам, привлеченным для выполнения полевых работ сезонного характера (п. 44 ст. 217 НК РФ).
Освобождаемым от начисления страховых взносов является положенное работникам по законодательству натуральное довольствие и питание, выдаваемое спортсменам, спортивным судьям и работникам организаций физкультурно-спортивного характера (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ). От платежей по страховым взносам (кроме «несчастных») освобождено также питание, выдаваемое военнослужащим (подп. 14 п. 1 ст.422 НК РФ).
Стоимость прочего питания, получаемого работником как оплата за труд по существующей системе оплаты труда, расценивается как часть зарплаты и поэтому попадает под НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ) и страховые взносы в обычном порядке (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ). По этой же причине данные начисления делают на стоимость спецпитания, выданного работнику сверх установленных норм, и питания, которое нельзя отнести к предусмотренному действующей системой оплаты труда.
См. также: «Питание по смарт-картам — платить ли взносы?».
1. Налог на доходы физических лиц
При определении налоговой базы в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.
Статья 41 НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.
Согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг), в том числе питания.
При получении налогоплательщиком от организаций дохода в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) налоговая база определяется в соответствии с п. 1 ст. 211 НК РФ как стоимость этих товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 105.3 НК РФ.
Таким образом, с учетом указанных положений ст. 211 НК РФ стоимость питания, оплаченного организацией за физических лиц, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
При возникновении у физических лиц дохода в натуральной форме в виде оплаты за них питания организацией указанная организация признается на основании ст. 266 НК РФ налоговым агентом в отношении таких доходов и обязана исполнять обязанности, предусмотренные для налоговых агентов статьями 226 и 230 НК РФ.
Компенсация заказчику питания и проживания работников
Как рассчитать НДФЛ, если организация обеспечивает сотрудников бесплатным питанием по принципу шведского стола? Как начислить страховые взносы на стоимость бесплатного питания сотрудников по инициативе организации? Ответ в статье.
Вопрос: ООО-1 оказывает транспортные услуги спецтехники с экипажем ООО-2.
ООО-2 (согл.условиям договора) перевыставляет ООО-1 услуги по питанию и проживанию сотрудников ООО-1 (которые оказывают вышеуказанные услуги на спецтехнике).
К актам на питание и проживание должна быть расшифровка по сотрудникам? Если её нет, то какие риски для ООО-1? Оба ООО на ОСН (с НДС), это предусмотрено в договоре на услуги спецтехники.
Ответ: К актам на питание и проживание желательно приложить копии документов от организаций, предоставивших услуги питания и проживания. Например, если проживали сотрудники ООО-1 в гостинице, то нужна копия счета (квитанции) от гостиницы.
Стоимость питания, предоставляемого по инициативе работодателя работнику бесплатно, облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но при условии, что доход каждого работника можно персонифицировать. Минфин считает, что организация в любом случае должна персонифицировать доход работников.
Например, в письме Минфина России от 19 июня 2007 № 03-11-04/2/167 чиновники рекомендовали распределять стоимость питания по системе «шведский стол», деля стоимость питания на численность работников. Поэтому очень желательно получить от ООО-2 документы, отражающие сумму стоимости питания каждого работника.
Однако есть и противоположная точка зрения, поддержанная судами — письма Минфина России от 21 марта 2016 № 03-04-05/15542, от 7 сентября 2015 № 03-04-06/51326, и постановления ФАС Уральского округа от 19 января 2010 № Ф09-10766/09-С2, Поволжского округа от 13 октября 2005 № А57-2297/05-5, Московского округа от 20 мая 2002 № КА-А40/3028-02 и п.
8 приложения к информационному письму Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 № 42). А в постановлении от 26 октября 2010 № Ф09-8909/10-С3 ФАС Уральского округа признал необоснованным расчетный метод определения налоговой базы по НДФЛ.
При расчете налога на прибыль стоимость питания работников по инициативе организации можно учесть только в том случае, если оплата питания предусмотрена трудовыми договорами и расходы на питание персонифицированы.
Поэтому в отношении питания налоговые риски при отсутствии расшифровок стоимости питания такие: Вы не сможете учесть стоимость питания в расходах по налогу на прибыль и может возникнуть спор с налоговой о том, что Вы не обеспечили персонификацию доходов работников, не удержали НДФЛ и не начислили страховые взносы.
Компенсация расходов на питание сотрудникам
Многие компании предоставляют своим сотрудникам социальный пакет, в который входит оплата (или компенсация) расходов на питание.
Однако следует учитывать, что у такого решения по повышению лояльности есть налоговые последствия как для организаций, так и для самих работников, потому что компенсация питания сотрудникам в некоторых случаях может вызвать недопонимание и даже конфликты с внебюджетными фондами и налоговыми органами.
Право нанимателя оплачивать или компенсировать расходы на питание своим работникам закреплено в ст. 164 и 165 ТК РФ. Но здесь имеется нюанс, связанный с тем, что как бы ни именовалась данная статья расходов, под общее определение компенсации она не подпадает. Ст.
222 ТК РФ таковой рассматривает только те, что предоставляются в связи с выполнением трудовых обязанностей в условиях вредных производств. Согласно данной статье, если нет возможности отнести расходы на питание к компенсациям, то естественным образом возникает ситуация, что данная выплата представляет собой дополнительный доход.
Как следствие, возникает вопрос о начислении на него страховых взносов и НДФЛ.
Компенсация расходов на питание работников может быть произведена путем начисления ничем не обусловленной прибавки к заработной плате. Но и в этом случае эта сумма будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами, так как компания выступает в качестве налогового агента (ст. 226 НК РФ).
Если питание оформляется как обычная прибавка к заработной плате, на нее начисляются НДФЛ и страховые взносы.
Существует еще один метод избежать начисления страховых взносов: наниматель в коллективном договоре особо оговаривает условие о привязке оплаты питания к реализуемой компанией социальной программе защиты сотрудников (ст. 40 ТК РФ).
Питание работников за счет предприятия проводки
Для сотрудников, бесплатное питание которых не предусмотрено законодательством, организация может организовать его по собственной инициативе. Способы организации бесплатного питания законодательно не установлены. На практике распространены три варианта:
– выплата денежных компенсаций на питание;
– доставка готовых обедов в помещение организации (обслуживание сотрудников на предприятии общепита по заранее заключенному договору);
– предоставление бесплатных обедов в собственной столовой.
Об отражении в бухучете «входного» НДС по расходам на питание сотрудников см. Как отразить НДС в бухучете и при налогообложении.
Бухучет затрат на бесплатное питание сотрудников зависит от того, предусмотрено ли такое условие в трудовых (коллективном) договорах.
Питание сотрудников предусмотрено в трудовом (коллективном) договоре
Если предусмотрено, спишите эти затраты на себестоимость как расходы на оплату труда (п. 5 и 8 ПБУ 10/99).
Если организация ежемесячно выплачивает сотрудникам определенные денежные суммы на питание, то порядок и условия выплаты компенсаций нужно прописать в коллективном или трудовых договорах. Размер компенсации, как правило, устанавливается с учетом стоимости обедов в ближайших точках общепита и количества рабочих дней в месяце.
Начисление и выплату денежных компенсаций на питание отразите проводками:
Дебет 20 (23, 44…) Кредит 70
– начислена компенсация стоимости питания, предусмотренная трудовым (коллективным) договором;
Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выплачена компенсация стоимости питания.
Если организация оплачивает сторонней организации готовые обеды, то обеды могут:
– доставляться непосредственно в офис;
– отпускаться в помещении кафе (в заранее согласованное время), с которым организация заключила договор на обслуживание сотрудников.
Расходы, связанные с доставкой готовых обедов в офис, отразите проводками:
Дебет 60 Кредит 51 (50)
– оплачены обеды, предоставляемые сотрудникам;
Дебет 41 (19) Кредит 60
– отражена стоимость обедов при их приобретении;
Дебет 70 Кредит 91-1
– предоставлены бесплатные обеды сотрудникам;
Дебет 91-2 Кредит 41
– списана стоимость обедов.
При обслуживании сотрудников на предприятии общепита по заранее заключенному договору сделайте проводки:
Дебет 20 (23, 44…) Кредит 60
– отражена стоимость бесплатных обедов, предоставленных сотрудникам;
Дебет 60 Кредит 51
– оплачены обеды;
Дебет 20 (23, 44…) Кредит 70
– включена в состав расходов на оплату труда стоимость бесплатных обедов;
Дебет 70 Кредит 91-1
– предоставлены бесплатные обеды сотрудникам.
Питание сотрудников в собственной столовой организации возможно, если на ее балансе есть структурное подразделение (как правило, столовая), которое готовит бесплатные обеды для сотрудников.
Расходы, связанные с приготовлением пищи, отразите на счете 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»:
Дебет 29 Кредит 10 (41)
– переданы продукты для приготовления бесплатных обедов;
Дебет 29 Кредит 70 (69)
– начислена зарплата сотрудникам столовой (с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний);
Дебет 29 Кредит 02
– начислена амортизация оборудования столовой.
При бесплатном питании сотрудников столовая не получает доходов (п. 2 ПБУ 9/99). Поэтому при отпуске продукции столовой счет 90 «Продажи» не используйте (Инструкция к плану счетов).
Операции, связанные с предоставлением бесплатного питания сотрудникам в столовой организации, отразите проводками:
Дебет 70 Кредит 29
– отражена безвозмездная передача продукции столовой в счет оплаты труда сотрудников;
Дебет 20 (23, 44. ) Кредит 70
– затраты на бесплатное питание отражены в составе расходов на оплату труда.
Питание сотрудников не предусмотрено в трудовом (коллективном) договоре
Если трудовыми (коллективным) договорами затраты на бесплатное питание сотрудников не предусмотрены, включите их в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).
При начислении денежной компенсации сделайте запись:
Дебет 91-2 Кредит 73
– начислена компенсация стоимости питания.
Расходы, связанные с доставкой готовых обедов в офис, отразите проводками:
Дебет 60 Кредит 51 (50)
– оплачены обеды, предоставляемые сотрудникам;
Дебет 41 Кредит 60
– отражена стоимость обедов при их приобретении;
Дебет 70 Кредит 91-1
– предоставлены бесплатные обеды сотрудникам;
Дебет 91-2 Кредит 41
– списана стоимость обедов.
При обслуживании сотрудников на предприятии общепита по заранее заключенному договору сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 60
– отражена стоимость обслуживания сотрудников на предприятии общепита.
Стоимость бесплатного питания сотрудников в собственной столовой организации отразите так:
Дебет 91-2 Кредит 29
– отражена безвозмездная передача продукции столовой сотрудникам организации.
Расходы на бесплатное питание сотрудников, не предусмотренные коллективным или трудовыми договорами, не уменьшат налогооблагаемую прибыль (п. 25 ст. 270 НК РФ). Поэтому при общей системе налогообложения в бухучете нужно фиксировать постоянные разницы и отражать постоянные налоговые обязательства (п. 7 ПБУ 18/02). При этом нужно сделать проводку:
Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– отражено постоянное налоговое обязательство.