Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «О нумерации трудовых договоров и допсоглашений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.
Договор часто имеет большой срок действия. За этот срок может многое измениться. Если какие-либо пункты документа не соответствуют действительности, требуется оформлять допсоглашение. Его функции:
- Дополнение текста договора.
- Исключение некоторых пунктов.
- Изменение формулировок договора.
Допсоглашение – это одновременно и договор, и сделка. К нему предъявляются требования, актуальные и для основного договора. Пункты соглашения должны устраивать всех участников. Обычно документ включает в себя эту информацию:
- Дата оформления.
- Номер основного договора.
- Часть со всеми корректировками.
- Указание на то, что это именно вспомогательный документ.
- Реквизиты участников сделки.
- Подписи.
Документ приобретает юридическую силу только после подписания. Составляется он в нескольких экземплярах, число которых должно соответствовать числу участников сделки.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки».
Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня.
Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок.
Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.
Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.
Обязательно ли его вести?
Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.
Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.
Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
Как работодателю-гражданину заключить трудовой договор?
Обычно люди стараются своими силами справляться с домашними проблемами. Уборку, приготовление пищи, уход за ребенком или пожилым родственником, помощь в подготовке к учебе и другие обязанности распределяют между собой члены семьи. Но не всегда на их выполнение есть желание и время.
Тогда мы нанимаем посторонних помощников. Устанавливаем им график работы, определяем круг обязанностей, платим деньги за услуги. В общем, становимся работодателями. А если имеют место трудовые отношения, то необходимо заключить трудовой договор. Обычно граждане не оформляют официально подобные трудовые отношения. Однако ТК РФ предоставляет такую возможность. Рассмотрим особенности заключения трудового договора с работодателем – физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем (далее – гражданином).
Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.
Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер.
Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе. В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров.
Журнал, прежде всего, нужен самому работодателю для получения полной и достоверной информации о регистрации, учете и движения в организации договоров с работниками. Поэтому работодатель самостоятельно должен определять, какую информацию вносить в Журнал.
Как правило, в нем учитываются следующие сведения: дата и номер трудового договора, ФИО работника, должность на которую принят работник, сведения о получении трудового договора на руки, сведения о внесении изменений в трудовой договор, дата и основание расторжения трудового договора, и другая необходимая информация.
В трудовых договорах, в разделе «Реквизиты сторон» указывать банковские реквизиты организации необязательно.
Внимание
Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора.
Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем.
Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации.
Обязательно ли его вести?
Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.
Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.
Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
Потребность в нумерации трудовых контрактов
В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете. В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний.
Нумерация трудовых договоров используется лицами:
- Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
- При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
- Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
- При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
- При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.
Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.
Нужно ли регистрировать дополнительное соглашение к трудовому договору?
Внесение изменения в трудовой договор может быть инициировано как работодателем, так и работником. Соглашение считается заключенным только после подписания каждой стороной трудовых отношений.
Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации. В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки. Обязательно ли его вести? Мнение законодательства Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет. Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер.
Как правило, это такие случаи:
- совмещение должностей;
- условия прекращения контракта;
- условия труда;
- срок действия договора.
Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).
Как составить соглашение с работником об изменении условий трудового договора: новых обязанностей, рабочего дня (образец)? Как правильно регистрировать доп соглашение и как его нумеровать? Где можно скачать бланк? Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Контракты регистрируются в специальном журнале. Унифицированной формы он не имеет, может быть составлен произвольно, в том виде, который удобен кадровому специалисту. Такие журналы можно заказать на сайте продукции готовых бланков, стоимость его не превышает 300 рублей.
Практика заключения дополнительных соглашений
Любое фактическое варьирование договорных условий, имеющее постоянный характер, должно иметь основание в виде редактирования контракта. Наиболее часто возникает необходимость внести изменения в трудовой договор дополнительным соглашением о продлении срочного трудового договора, увольнения по согласию, изменении оклада или иного вопроса зарплаты сотрудника, названия должности.
На практике спорным моментом является изменение преамбулы и реквизитной части контракта. Законодатель, вынеся эти данные в качестве обязательных к указанию, однако не отнёс их к существенным условиям.
Вопрос необходимости отдельного оформления изменений таких реквизитов сторон, как фамилия, имя и отчество, организационно правовая форма и официальное название организации-работодателя, до сих пор остаётся открытым и решается уполномоченными сотрудниками самостоятельно.
При заключении дополнений к контрактам работников, важно помнить о регламентированности каждой из этих процедур законодателем, и наличии определённых нюансов, несоблюдение которых может повлечь негативную реакцию со стороны проверяющих органов, доставить значительные проблемы в случае судебных споров.
Какой номер присвоить договору
Закон не требует обязательно присваивать договору номер.
Однако, если ваша фирма заключает большое количество договоров, чтобы упорядочить их, целесообразно ввести нумерацию. По номеру вы можете вести учет того, по каким договорам вы полностью произвели расчеты, а по каким имеется задолженность.
ЗАО «Актив» заключило с ООО «Пассив» в один день два договора поставки на одинаковую сумму 450000 руб. По договору N 1 поставляют фруктозу. По договору N 2 поставляют пищевые добавки. В платежном поручении на оплату поставленного товара по договору N 1 указана сумма 450000 руб. В платежном поручении на оплату поставленного товара по договору N 2 указана сумма 250000 руб. Следовательно, расчеты по договору N 1 выполнены полностью. А по договору N 2 имеется задолженность в размере 200000 руб.
Номер договора указывают при оформлении расчетных документов — платежного поручения, платежного требования и инкассового поручения — в графе «Назначение платежа» (Положение о безналичных расчетах в РФ, утверждено Банком России от 3 октября 2002 г. N 2-П). Номер договора показывает, по какому договору производить платеж. Вот пример платежного требования:
| ИНН 7715221040 | ЗАО «Актив» | Сч. N | 40702810138260101812 | ||
| Вид оп. | 02 | Очер. плат. | 06 | ||
| Наз. пл. | |||||
| Рез. поле | |||||
| Получатель | Код | ||||
| Назначение платежа: | За товары по договору от 25.06.2007 N 120, в том числе НДС — 10000-00 |
Если контрагент направил вам договор со «своим» номером, лучше оставить предложенную им нумерацию. Иначе при оформлении расчетных документов вам всегда придется учитывать, что договор, на который вы ссылаетесь как на основание платежа, у контрагента имеет другой номер. Такое разночтение усложняет работу бухгалтерии.
Как правильно оформить документ: нумерация и другие аспекты
Документ составляется работодателем, в лице которого здесь может выступить сотрудник кадровой службы или иное уполномоченное лицо, которому отдельным приказом вменялась функциональная обязанность по ведению кадрового делопроизводства.
В распоряжении кадровой службы также должно быть два журнала регистрации, на основании записей которых присваиваются номера трудовым договорам и трудовым соглашениям. После присвоения номера очередному документу, в графу рядом с порядковым номером вписываются его выходные данные. А нумерация переносится во вводную часть текста документа.
Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?
Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку. Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.
Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.
При несоответствии записей на бумажных и электронных носителях, предпочтение отдается бумажным.
Нужно ли в обязательном порядке нумеровать дополнительные соглашения к трудовым договорам?
Ответ на вопрос:
Дополнительные соглашения по смыслу части третьей ст. 57 ТК РФ являются неотъемлемой частью трудового договора. Все сведения, которые обязательно должны быть указаны в трудовом договоре, перечислены в ст. 57 ТК РФ. Требование о нумерации трудового договора или дополнительного соглашения в ней не предусмотрено.
В отсутствие нумерации дополнительных соглашений их последовательность можно установить по дате заключения, которая согласно ст. 57 ТК РФ является обязательным реквизитом договора.
Поэтому нумеровать трудовые договоры или дополнительные соглашения к ним необязательно. Аналогичная позиция изложена и в Письме Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0 Нумерация трудовых договоров
Вместе с тем нумерация помогает упорядочить документы и приложения к ним. Поэтому, несмотря на то, что действующими нормативными правовыми актами она не предусмотрена, ее проведение представляется не только возможным, но и целесообразным.
Порядок нумерации договоров и дополнительных соглашений организация может определить самостоятельно, например, в локальном акте. На уровне законодательства этот вопрос не урегулирован.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ответ: Нужно ли вести нумерацию трудовых договоров
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
Обязательные сведения, которые должен содержать трудовой договор, перечислены в статье 57 Трудового кодекса РФ. Трудовой договор, заключенный со спортсменом, тренером, дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в статье 348.2 Трудового кодекса РФ. К числу обязательных сведений номер трудового договора не относится.
Вместе с тем, некоторые унифицированные формы документов по учету труда и его оплаты предусматривают нумерацию трудовых договоров (например, форма № Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) (в случае если организация не утвердила самостоятельно разработанную форму). Поэтому в целях правильного заполнения документов целесообразно присваивать номера (проставлять нумерацию) трудовым договорам.
Процедура такой нумерации законодательно не урегулирована. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. На практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих месяц (год) его заключения (например, трудовому договору, заключенному в марте 2007 года, присваивается номер 16/03, где 16 – порядковый номер договора, 03 – месяц заключения договора).
Такие разъяснения даны в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3045-6-0.
Из ответа «Как оформить прием сотрудника на работу»
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,
эксперт Системы Кадры
Как нумеруются трудовые договора с нового года. Нумерация трудовых договоров в организации
Ни в одном официальном документе не указано, как правильно нумеровать трудовые договоры. Более того, согласно ст. 57 ТК РФ , номер соглашения с работником не является обязательным условием договора. То есть в принципе кадровик может не ставить номер, и никакое наказание за это не грозит.
Тем не менее, во многих организациях ведутся специальные журналы регистрации трудовых соглашений, и чтобы информация в таких книгах была полной, необходимо нумеровать договоры с работниками. Но поскольку нормативной базы нет, в компании могут быть прописаны свои собственные варианты нумерации.
В Письмах Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0 и Минтруда от 21.03.2018 № 14-2/В-191 подчеркивается, что отсутствие номера — не нарушение. И это не может привести к аннулированию контракта или признанию его недействительным, так же как отсутствие журнала регистрации соглашений с работниками. Если же работодатель принял решение вести такую книгу, для удобства можно нумеровать кадровые документы следующим образом: ставить порядковый номер, формируемый исходя из даты заключения контракта. К примеру, трудовой договор с Петровым ООО «Пион» заключило 06.06.2018. Договор может быть 0606/2018. Другой вариант — 06/06, то есть без указания года. Именно так рекомендуют делать в Роструде и Минтруде.
Второй способ подходит, если документы хранятся в папках, которые содержат указание на год. Но не исключено, что в таком случае у некоторых работников может совпасть нумерация контрактов. Например, если и Петров, и Иванов были приняты на работу 6 июня, но в разные годы, номера их документов о приеме на работу будут одинаковыми. Если такое обнаружится, их можно изменить, но при проверках инспекторы ГИТ это нарушением не посчитают.