Инструкция: заполняем справку по новой форме 2-НДФЛ с 1 января 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: заполняем справку по новой форме 2-НДФЛ с 1 января 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для этого нужно обратиться в бухгалтерию по месту работы. По закону справку в бумажном варианте должны выдать в течение трёх дней (но в некоторых случаях это сделать невозможно, например, удалёнщикам). Проверьте, стоит ли на документе печать организации и подпись представителя компании. Справку можно получить за любой период работы.

Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.

Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:

• последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;

• 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.

Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:

• каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;

• не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;

• не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.

Какие еще документы подтверждают доходы ИП?

Дополнительным доказательством подтверждения доходов для предпринимателей (кроме тех, кто работает на ЕНВД), в случае требования 2-НДФЛ для ИП, является книга учета доходов и расходов. Необходимые страницы с указанием размера доходов можно скопировать и заверить. Также подтверждающими документами являются первичные документы: банковские выписки со счетов, приходные кассовые ордеры, договоры и прочее.

Для ИП, работающих на системе уплаты налога от вмененного дохода, сложнее подтвердить свои доходы, ведь в отчетах таких предпринимателей не указывается сумма реально полученных доходов, да и книгу доходов и расходов они не ведут. Подтвердить доходы таким лицам тоже возможно только в свободной форме, ведь ИП на ЕНВД освобождены от уплаты налога с доходов физлиц и не могут выдать справку 2-НДФЛ в отношении самих себя.

Для подтверждения своих доходов такой предприниматель может предоставить имеющиеся первичные документы и кассовую книгу. Также выходом из положения для такого предпринимателя станет решение вести специальный регистр, в котором он будет фиксировать и систематизировать все полученные документы. При ведении подобного регистра следует брать за основу реквизиты, которые в соответствии с п. 4 ст. 10 закона о бухучете должны обязательно быть в документе.

Систематичное ведение такого регистра с отражением всех поступающих документов поможет ИП с легкостью подтвердить свои доходы как банкам, так и госорганам. Если же потребуется именно справка о доходах по «бюрократической прихоти» органов государственной или муниципальной власти, тогда следует оформить ее в произвольной форме.

Получить предпринимателю справку о доходах, составленную в ИФНС, обычно не представляется возможным, поскольку ни в Налоговом кодексе, ни в методических рекомендациях фискальной службы не содержится норм о подтверждении доходов ИП. До сих пор вопрос об официальном подтверждении доходов ИП на законодательном уровне не урегулирован.

Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»

В Разделе 2 отражаются данные о суммах начислений и удержаний налога, ставки налога и налоговая база.

Вот эти данные:

• ставка налога;
• общая сумма дохода;
• налоговая база;
• сумма налога исчисленная;
• сумма фиксированных авансовых платежей;
• сумма налога удержанная;
• сумма налога перечисленная;
• сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
• сумма налога, не удержанная налоговым агентом.

Если заполняете формы 2-НДФЛ с признаком 2 или 4:

• в поле «Общая сумма дохода» нужно указать сумму начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженную в Приложении;
• в поле «Сумма налога исчисленная» нужно указать исчисленную, но не удержанную сумму налога;
• в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывайте нулевые показатели;
• в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» нужно указать исчисленную сумму налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

Форма 2-НДФЛ присутствует практически в каждом перечне документов, который прилагается к заявлениям на предоставление налогового вычета, на получение кредита, для подтверждения права на соцльготу и прочее. Для человека далекого от работы с бумагами бывает не сразу понятно, что требуют от него чиновники. Расшифровка аббревиатуры упрощает понимание:

• НДФЛ (налог с доходов физических лиц) – показывает, что документ имеет отношение к размеру заработка работников и суммам удержанного подоходного налога;
• цифра 2 – указывает порядковый номер формы в альбоме фискальной отчетности (к примеру, по состоянию на 2021 год актуальными остались отчеты 3-НДФЛ, 4-НДФЛ и 6-НДФЛ).

Эта справка предоставляется физлицом в ряде случаев. Запросить образец 2-НДФЛ могут в кредитно-финансовых организациях, налоговой инспекции и других учреждениях. Расшифровывается 2-НДФЛ как «налог с дохода физического лица». Справка является способом уведомления фискальных органов о заработке конкретного гражданина и налогах, уплаченных с прибыли. Обязанность оформлять и передавать документ в налоговую лежит на работодателе. Как правило, этим вопросом занимается финансовый отдел предприятия. Если гражданину потребуется предъявить справку в банке или любом другом месте, ему следует обратиться за получением образца 2-НДФЛ непосредственно в бухгалтерию своего предприятия. На оформление документа обычно требуется 2-3 дня.

За какой период выдается

Классическим вариантом предоставления справки является календарный год. Именно за этот период работодатель направляет документ в налоговый орган.

Однако, по заявлению сотрудника справка может быть выдана и за другие периоды:

• взять 2-НДФЛ за год можно в любой момент по заявлению у работодателя;
• справка за последние 3 месяца может быть запрошена для банка, где заявитель планирует оформить краткосрочный кредит;
• справка за 6 месяцев также предоставляется обычно для получения кредитов;
• получение справки за 2 года необходимо в случае ухода в отпуск по беременности и родам, так как расчет пособия формируется исходя из средней заработной платы за последние 2 года.

Правила заполнения 2-НДФЛ

При оформлении формы документа используется унифицированный бланк. Он содержится во всех бухгалтерских программах, осуществляющих расчет заработной платы и налогов с начисленных физическим лицам сумм.

1. Все сведения, которые содержит справка, должны соответствовать регистрам налогового учета. Начисление в одном периоде (календарном году) сумм физическому лицу, которые облагаются по разным налоговым ставкам, требует заполнение соответствующих разделов справки (3-5) раздельно по каждой ставке.
2. Если форма не поместилась на одном листе, то формируется многостраничный документ. Каждый лист при этом подписывается руководителем или доверенным лицом и главным бухгалтером. Печать проставлять не требуется.
3. Документ состоит из пяти разделов, заполнение каждого мы рассмотрим подробнее.

За какой период выдается

Классическим вариантом предоставления справки является календарный год. Именно за этот период работодатель направляет документ в налоговый орган.

Однако, по заявлению сотрудника справка может быть выдана и за другие периоды:

• взять 2-НДФЛ за год можно в любой момент по заявлению у работодателя;
• справка за последние 3 месяца может быть запрошена для банка, где заявитель планирует оформить краткосрочный кредит;
• справка за 6 месяцев также предоставляется обычно для получения кредитов;
• получение справки за 2 года необходимо в случае ухода в отпуск по беременности и родам, так как расчет пособия формируется исходя из средней заработной платы за последние 2 года.

При подаче заявления важно не забыть указать за какой период необходимо сформировать справку.

Для чего нужна форма справки 2-НДФЛ

Главной функцией данной справки является предоставление сведений о доходах работников и суммах удержания с них налога. Форма заполняется для каждого физического лица, которое получило доходы (зарплату, премию и т.п.) от предпринимателя или организации.

С начала 2021 года справка 2-НДФЛ упразднена. Теперь она официально называется «Справка о доходах и суммах налога физических лиц», включена в состав расчёта 6-НДФЛ для налоговой и выдается отдельно по требованию работников или при их увольнении.

Срок оформления справки 2-НДФЛ работнику

Практически ни один банк не рассматривает заявки на кредиты, включая ипотеку, при отсутствии у заявителя НДФЛ справки, частично показывающей его платежеспособность.

Помимо этого, она выдается физлицу:

1. При увольнении с основного места работы для передачи новому работодателю о полученных льготах.
2. Для пользования вычетами, установленными российским законодательством.
3. При подаче документов в консульство на оформление разрешения для выезда в разные страны.
4. Для установления социальной выплаты в связи с потерей работы и получением статуса безработного.
5. При перерасчете или определении размера пенсий по достижении пенсионного возраста, алиментов, больничных листов.
6. Для приема в семью ребенка из детдома или подачи бумаг на опекуна.
7. По запросам судей, рассматривающих трудовые споры или другие виды разбирательств.

Работодатель должен предоставить физическому лицу документ о выплатах и удержаниях, когда тот обращается с просьбой в письменной форме. НДФЛ имеют право просить:

• сотрудники, трудоустроенные в текущий момент;
• работавшие ранее у работодателя;
• физлица, получавшие деньги по различным договорам.

Бланк отчетности утвержден ранее указанным приказом ФНС РФ. При запрашивании данных за другие периоды, то справка оформляется в том формате, который действовал на тот момент.

В третьем разделе приводятся помесячные сведения о доходах, выплаченных физическому лицу, указанному во втором пункте справки 2-НДФЛ.

В поле % над таблицей ставится процент налоговой ставки, по которой облагаются указанные ниже доходы — 13% для российских граждан (с 2022 года эта ставка разделяется на две: 13% по доходам в пределах 5 млн. руб. и 15% — свыше 5 млн. руб.).

В таблице приводятся данные в разрезе каждого месяца:

• порядковый номер месяца от 1 до 12;
• код дохода (берется здесь), если в месяце было несколько видов начислений, то для каждого заполняется отдельная строка;

Некоторые распространенные коды доходов:

• сумма дохода, соответствующая указанному коду;
• код вычета (берется здесь);
• сумма вычета — не включаются вычеты, указанные в разделе 4 справки 2-НДФЛ.

Ошибки, возникающие при составлении 2-НДФЛ

Исправления при заполнении справки вносить нельзя. Если возникла существенная ошибка, связанная с расчетом налога, справку придется оформить заново.

Рассмотрим некоторые ошибки, возникающие при оформлении справки:

• В поле «Налоговый агент» не указана расшифровка подписи сотрудника бухгалтерии, имеющего полномочия подписывать данную справку. При этом подпись не должна закрываться печатью.

О том, кто вправе визировать данный расчет, читайте материал «Кто имеет право подписывать справку 2-НДФЛ?»

• Неверный формат даты справки. Она должна быть заполнена в формате ДД.ММ. ГГГГ.
• Печать проставлена не в том месте. Место ее проставления определено о в левом нижнем углу.
• Суммы отражены без копеек. Все суммовые показатели данной справки положено указывать с копейками, кроме самого налога. Причем сумма налога, которая превышает 50 копеек, округляется до целого рубля.

Пример заполнения: пошаговая инструкция

Учитывая, что речь идёт об официальном документообороте, декларации заполняются строго по установленному законом образцу. Ниже вы найдете методические рекомендации по заполнению Справки БК 2022 года и три образца: на госслужащего, на супруга или супругу и на ребенка.

Преимущество подачи сведений о доходах в электронном виде обусловлено тем, что программа БК автоматически находит ошибки и указывает на обнаруженные неточности пользователю. Кроме этого, в окне приложения достаточно изменить один или несколько разделов, а бумажный документ придётся переписывать полностью.

При запуске программы, стартовое окно предлагает выбрать одно из доступных действий:

• Новый документ – здесь можно создавать файлы на любое физическое лицо, например, заполнить декларацию о доходах супруги или сделать справку на ребёнка.
• Открыть пакет документации – здесь подразумевается набор справок, оформленных одним человеком за отчётный период. Выбирая этот раздел, пользователь переходит в раздел ранее созданных документов, где можно продолжить работу над декларацией или вносить правки и изменения.

Изменения в 2-НФДЛ в 2020 году

Самым основным изменением, касающимся справки 2-НДФЛ, является то, что теперь таких справок две. Одну нужно сдавать в налоговую, а вторую сотруднику при увольнении. Справка, которую нужно сдавать в налоговую, состоит из двух листов, а справка, которую необходимо выдавать сотруднику, состоит из одного листа и содержит только необходимые сведения о сотруднике, его доходах и вычетах. Если сотрудник в 2020 году обратиться за справкой 2018 года, то ее нужно будет выдать по новой форме. Второй лист – это приложение и все сведения, которые отражались в старой справке в разделе 3, теперь нужно отражать в этом приложении. Еще одним новшеством является то, что в новой справке нужно проставлять код признака. Существует всего четыре признака:

• 1 – указывается в общих случаях;
• 2 – указывается при невозможности удержать налог;
• 3 – указывается в случае, если справку сдает правопреемник;
• 4 – указывается, если справку сдает правопреемник и в том случае, когда налог удержать нельзя

Помимо этого в новой справке нужно будет проставлять коды уведомления. Коды ставятся в следующих случаях:

• код «1» ставится, если сотрудник принес документы, подтверждающие право на имущественный вычет;
• код «2» ставится, если сотрудник принес документы, подтверждающие право на социальный вычет;
• код «3» ставится, если сотрудник-иностранец принес документы, подтверждающие уплату аванса за патент

Похожие записи:

• В МФЦ можно оформить право собственности на недвижимость в любом регионе России
• В каких странах платят самые высокие налоги в мире?
• Как вернуть 13% с покупки квартиры и ремонта