Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Калькулятор расчета командировочных и суточных в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для расчета среднего заработка за время выполнения государственных и общественных обязанностей, нахождения в служебной командировке, для определения размера выходного пособия и в других случаях, предусмотренных законодательством, определяется среднедневной (среднечасовой) заработок.
Особенности определения среднего заработка в некоторых случаях
В случаях, когда работник:
- проработал менее двух месяцев, предшествующих месяцу начала выплаты среднего заработка (месяцу увольнения), для исчисления среднего заработка принимается начисленная заработная плата за фактически отработанные дни (часы) в периоде, предшествующем месяцу начала указанных выплат (месяцу увольнения);
- увольняется либо ему выплачивается средний заработок в месяце его приема на работу, для исчисления среднего заработка принимается начисленная заработная плата за фактически отработанные работником дни (часы) в месяце указанных выплат (увольнения);
- не приступал к работе, средний заработок исчисляется исходя из его тарифной ставки (тарифного оклада, должностного оклада, оклада), определенной в трудовом договоре (п. 20 Инструкции № 47).
Средний заработок: расчет при командировке сотрудника
Сотруднику, находящемуся в командировке, работодатель выплачивает зарплату, которая рассчитывается по среднему заработку (ст. 167 НК РФ) с помощью формулы:
ВЫП(КОМ) = РД(КОМ) × СД,
ВЫП(КОМ) — выплачиваемая зарплата за период командировки;
РД(КОМ) — длительность командировки в днях (только рабочих);
СД — средняя дневная зарплата командированного.
Показатель СД вычисляется по формуле:
СД = БАЗА (ПЕРИОД) / РД (ПЕРИОД),
БАЗА — зарплата, выплаченная работнику за полных 12 месяцев, предшествующих его отправке в командировку;
РД — количество рабочих дней за полных 12 месяцев, предшествующих отправке работника в командировку.
ВНИМАНИЕ!Из показателя БАЗА необходимо исключить выплаты социальной направленности, отпускные и иные перечисления, которые отражены в пп. 3 и 5 Положения, утвержденного Постановлением Правительства России от 24.12.2007 № 922.
Если командированный сотрудник выполнял свои трудовые обязанности в выходной день или время в пути (отъезда или прибытия) выпало на нерабочую дату или выходной, то такой день оплачивается в двойном размере, а расчет осуществляется не по среднему заработку, а исходя из оклада (или иной применяемой в компании системы оплаты труда) командированного. По желанию сотрудника такой день может быть оплачен в одинарном размере с предоставлением выходного дня в любое удобное для него время (письмо Минфина от 25.12.2013 № 14-2-337).
ВНИМАНИЕ!Факт осуществления командированным сотрудником работы в выходные дни требует строгого документального подтверждения (как условия принятия расходов на оплату труда в выходные в налоговом учете).
Как оплачивается командировка в выходной день, узнайте здесь.
Финансовое обеспечение расходов
Комментируемым постановлением определено, что финансовое обеспечение расходов, связанных с его реализацией, осуществляется:
-
в отношении федеральных государственных органов, подведомственных им организаций и учреждений – за счет и в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующим федеральным государственным органам в федеральном бюджете на соответствующий финансовый год;
-
в отношении иных организаций, работники которых принимают непосредственное участие в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры (в том числе по восстановлению вооружения, военной и специальной техники) на территориях ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей, – за счет средств соответствующих организаций.
Как рассчитать размер суточных в командировке?
В действительности размер суточных организация вправе определять самостоятельно, но стоит заметить, что в соответствии со ст.217 НК РФ:
| Размер суточных | Пояснение |
| Превышает 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации | Подлежат исчислению, удержанию и уплате НДФЛ |
| Превышает 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами Российской Федерации |
Когда заработок в командировке будет меньше обычного
Чем меньше рабочих дней в месяце, тем дороже стоит один рабочий день. Но так как оплата труда в период командировки начисляется по среднему заработку и не учитывает этого, то сотрудник теряет в деньгах, если едет в месяцы, когда 20 или меньше рабочих дней.
Как правило, это короткие месяцы и месяцы, в которых есть несколько праздничных дней – январь, февраль, май. Но бывают месяцы и без праздников короткие. В сентябре 2018 года, например, было только 20 рабочих дней. Если бы Светлана Сергеева не поехала в командировку, то её текущая зарплата за день в этом месяце составила бы 3 500 рублей. И в итоге она бы получила привычные 70 000 рублей. Но из-за командировки ей начислят 69 456 рублей (45 500 рублей за 13 обычных рабочих дней и 23 956 рублей за 7 рабочих дней в командировке).
Пример расчета командировочных
Допустим, начальник отдела технического контроля Клубтэкаев отправляется в командировку 05.12.2022 на 12 календарных дней. В период с 01.12.2021 по 30.11.2022 всего 247 рабочих дней. Исключаем период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске — 20 рабочих дней, 11 рабочих дней за период временной нетрудоспособности. Итого 216 отработанных дней.
За отчетный период зарплата Клубтэкаева составила 540 000 рублей (45 000 рублей × 12 месяцев).
Средний дневной заработок составил 2500 рублей (540 000 рублей / 216 отработанных дней). Напомним, его выплачивают только за рабочие дни, в которые сотрудник находится в командировке. В нашем случае из 12 дней поездки 2 — выходные, и за них Клубтэкаев средний заработок не получит.
Клубтэкаев уезжает в служебную поездку на 12 дней, следовательно, суточных он получит 8400 рублей (700 рублей × 12 дней).
Общая сумма, которую необходимо выплатить сотруднику:
2500 руб. × 10 рабочих дней + 700 руб. × 12 календарных дней = 33 400 руб.
Ради интереса проверяем расчеты на калькуляторе.
Выплаты, которые учитываются при расчете
При исчислении среднего заработка в расчет принимается начисленная заработная плата с учетом выплат, предусмотренных п. 1 Перечня выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка (приложение к Инструкции № 47; далее — Перечень № 47), в т. ч.:
- заработная плата за выполненную работу и отработанное время согласно действующей у нанимателя системе оплаты труда (по сдельным расценкам, тарифным ставкам (тарифным окладам), в процентах от выручки от реализации продукции, товаров (выполнения работ, оказания услуг) и т. д.), включая:
- выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, в т. ч. повышенную оплату труда на тяжелых работах, работах c вредными и (или) опасными условиями труда, работах на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время (смену), в государственные праздники, праздничные и выходные дни, в сверхурочное время;
- доплаты за совмещение профессий рабочих (должностей служащих), расширение зоны обслуживания (увеличение объема работы), исполнение обязанностей временно отсутствующего работника;
- надбавки, премии, краткосрочный бонус и вознаграждения, предусмотренные системами оплаты труда;
- единовременное пособие на оздоровление, выплачиваемое работникам государственных органов;
- доплаты и надбавки молодым специалистам, установленные в соответствии с законодательством;
- оплату труда за продукцию (выполнение работ, оказание услуг), признанную браком не по вине работника, а также при невыполнении норм
- выработки не по вине работника;
- стоимость продукции, выдаваемой в порядке натуральной оплаты;
- доплаты до размера минимальной заработной платы;
- индексация заработной платы;
- гонорар работникам, состоящим в списочном составе работников редакций газет, журналов и иных средств массовой информации, других организаций, оплата труда в которых осуществляется по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения, обусловленным системами оплаты труда в этих организациях;
- другие виды выплат работникам за выполненную работу и отработанное время, обусловленную трудовым договором.
Как правильно оплатить командировку сотруднику
Средний заработок, выплачиваемый за время командировки, облагается НДФЛ и страховыми взносами аналогично обычной заработной плате. А вот с возмещаемых расходов за проезд и проживание ни НДФЛ, ни страховые взносы не платят.
Особый порядок обложения установлен для суточных. Так, суточные в пределах нормативов не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Нормативы установлены пунктом 3 статьи 217 НК РФ:
- 700 рублей — за каждый день командировки на территории России;
- 2500 рублей — за каждый день командировки за границу.
Суммы суточных сверх нормативов облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Чтобы признать оплату командировочных в составе расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, необходимо, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены. Если у вас есть все подтверждающие оплату проезда и проживания документы, а размеры суточных установлены в ЛНА, то препятствий к признанию в налоговых расходах нет.
Сотруднику за все рабочие дни командировки выплачивается зарплата по среднему заработку. Кроме нее трудовым законодательством работнику также гарантирована компенсация расходов на транспорт и проживание. Отдельными соглашениями часть ответственности за возмещение командировочных издержек может возлагаться на контрагентов работодателя. В договорах с подрядчиками могут содержаться условия компенсации тех или иных расходов заказчиком.
Если сотрудник направлен в командировку в выходной день, то здесь действует такой порядок.
Например, работник улетает в командировку в воскресенье, чтобы в понедельник в 10 ч. утра присутствовать на совещании. Или другой пример, когда работник отработал всю неделю в командировке с понедельника по пятницу, однако билет обратно купил только на поздний вечер пятницы и в место назначения приехал уже в субботу.
В обоих случаях заработную плату за выходные дни не выплачивают. За выходные работник получит только суточные.
Если в выходной день, который выпал на день командировки, сотрудник работал, то такой день должен быть оплачен в двойном размере. Если же по обычному графику работника этот выходной для всех день для командированного – обычный рабочий день, его оплачивают по среднедневному заработку.
Кроме работодателя ответственность за компенсацию командировочных расходов в общем случае никто другой не несет. Но она может быть в той или иной степени возложена на партнера компании-работодателя, к которой (например, в целях ведения переговоров) едет командируемый. Для этого можно заключить с таким партнером отдельный договор. По нему работодатель после получения авансового отчета от командированного может выставить партнеру счет (акт) на компенсацию тех или иных расходов. При этом копия авансового отчета работника может прилагаться к счету (акту).
В свою очередь, права на получение компенсации от работодателя в общем случае никто другой, кроме штатных сотрудников, не имеет. Но если работа выполняется по гражданско-правовому договору физлицом, то данным договором может быть предусмотрена компенсация издержек подрядчика (п. 2 ст. 709 ГК РФ). Аналогичные по существу компенсации могут устанавливаться договорами с ИП.
В расчетный период нужно включать не все календарные дни, а только фактически отработанное время. То есть те часы, дни, смены, в которые специалист фактически выполнял свои непосредственные обязанности. Исключите из 12 расчетных месяцев следующие периоды, но только при их наличии:
- дни законного трудового отдыха (основного, дополнительного, учебного);
- время болезни, а также отпуска декретные и по уходу за детьми;
- периоды более ранних командировок;
- время простоя, независимо от причин;
- дни, положенные родителям детей-инвалидов;
- донорские дни;
- прочее время, в которое специалист был освобожден от выполнения своей работы.
Полный перечень периодов, которые следует исключать из расчетов, приведен в п. 5 Постановления № 922.
Определение среднедневного (среднечасового) заработка
Для расчета среднего заработка за время выполнения государственных и общественных обязанностей, нахождения в служебной командировке, для определения размера выходного пособия и в других случаях, предусмотренных законодательством, определяется среднедневной (среднечасовой) заработок.
Размер среднедневного (среднечасового) заработка рассчитывается путем деления начисленной заработной платы за принятый для исчисления период на фактически проработанные в этом периоде дни (часы) (ч. 2 п. 19 Инструкции № 47).
Общая сумма среднего заработка определяется умножением рассчитанного среднедневного (среднечасового) заработка на количество рабочих дней (часов), подлежащих оплате (ч. 1 п. 19 Инструкции № 47).
Пример 5.
Согласно повестке из военкомата с 24 февраля по 13 марта 2020 г. военнообязанный работник был направлен на военные сборы. Он работает по графику 5-дневной рабочей недели.
В соответствии со ст. 339 ТК за военнообязанными, призванными на военные сборы, за все время сборов, включая следование к месту их проведения и обратно, если это связано с выездом с места жительства, сохраняется место работы, должность служащего (профессия рабочего) и выплачивается средний заработок за все рабочие дни по месту работы. Следовательно, за время нахождения работника на военных сборах, приходящееся на его рабочее время по графику работы организации, с которой у него заключен трудовой договор, ему сохраняется средний заработок с целью компенсации заработной платы, которую он получил бы за фактически выполненную за этот период работу.
Расчет общей суммы среднего заработка, причитающейся к выплате работнику за время его нахождения на военных сборах, следовало производить путем умножения среднедневного заработка на количество рабочих дней, приходящихся на все время сборов по графику работы организации (с 24 февраля по 13 марта 2020 г.). Средний заработок за выходные дни, приходящиеся на время сборов (29 февраля — 1 марта, 7–8 марта 2020 г.), не выплачивается.
В случаях, когда работник в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, в соответствии с законодательством часть дней (часов) фактически не работал (отпуск, временная нетрудоспособность, выполнение государственных или общественных обязанностей, простой не по вине работника и др.), а также в случаях, когда за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством, исчисление среднего заработка производится без учета указанных дней (часов) и выплаченных за эти дни (часы) сумм (ч. 1 п. 22 Инструкции № 47).
Пример 6.
Работник организации на основании приказа нанимателя с 10 по 13 марта 2020 г. был командирован в г. Белосток (Польша).
Для исчисления среднего заработка, сохраняемого за время нахождения в командировке в марте 2020 г., принимается период январь–февраль 2020 г.
С 27 по 30 января 2020 г. (4 рабочих дня) работник находился в служебной командировке с сохранением среднего заработка, с 3 по 12 февраля 2020 г. (8 рабочих дней) — болел (получал пособие по временной нетрудоспособности).
В январе 2020 г. он отработал 16 дней (сумма фактически начисленной заработной платы составила 1440 руб.), в феврале 2020 г. — 12 дней (сумма фактически начисленной заработной платы — 1080 руб.).
В рассматриваемом случае средний заработок, сохраняемый работнику за время нахождения в командировке с 10 по 13 марта 2020 г., необходимо было рассчитывать исходя из заработной платы, фактически начисленной в периоде, принятом для его исчисления (16 отработанных дней в январе 2020 г. и 12 отработанных дней в феврале 2020 г.).
Сумма фактически начисленной заработной платы, которая учитывалась при расчете, составляет 2520 руб. (1440 руб. + 1080 руб.)
Среднедневной заработок — 90 руб. (2520 руб. / (16 дней + 12 дней)).
Общая сумма среднего заработка, которая причиталась работнику к выплате за время нахождения в служебной командировке, равна 360 руб. (90 руб. × 4 дня).
В расчет не следовало принимать периоды, за которые работнику сохранялся средний заработок (с 27 по 30 января 2020 г.), производилась выплата пособия по временной нетрудоспособности (с 3 по 12 февраля 2020 г.), и выплаченные за них суммы.
Работникам, не работавшим в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, в связи с прогулом, исчисление среднего заработка осуществляется с учетом времени прогулов (ч. 2 п. 22 Инструкции № 47).
Пример 7.
В марте 2020 г. работнику (донору) рассчитывается средний заработок, сохраняемый за день сдачи крови, а также за дополнительный день отдыха (донорские дни).
В периоде, принятом для исчисления среднего заработка (январе и феврале 2020 г.), у работника по графику работы организации было по 20 рабочих дней в каждом месяце.
Фактически он отработал:
• в январе 2020 г. — 17 дней (3 дня не работал в связи с прогулом);
• в феврале 2020 г. — 19 дней (1 день не работал в связи с прогулом).
Сумма фактически начисленной заработной платы составила: в январе 2020 г. — 1062,50 руб., в феврале 2020 г. — 1187,5 руб.
В рассматриваемом случае среднедневной заработок, сохраняемый работнику за донорские дни, следовало рассчитывать путем деления заработной платы, фактически начисленно за принятый для исчисления период, на фактически проработанные в течение этого периода дни
с учетом времени 4 дней прогулов: (1062,50 руб. + 1187,5 руб.) / (17 дней + 19 дней + 4 дня прогула) = = 56,25 руб.
Общая сумма среднего заработка, причитающаяся к выплате за день сдачи крови и за дополнительный день отдыха, составила 112,50 руб. (56,25 руб. × 2 дня).
Для работников, которые в течение двух месяцев, принятых для исчисления среднего заработка, работали неполный рабочий день и (или) неполную рабочую неделю, для исчисления среднего заработка принимается фактически начисленная заработная плата (п. 23 Инструкции № 47).
Среднедневной (среднечасовой) заработок в этом случае определяется путем деления начисленной заработной платы за принятый для исчисления период на фактически проработанные в этом периоде дни (часы).
Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.
Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:
- на проезд;
- на проживание (аренду жилья);
- суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
- некоторые другие расходы – например, визы, страховки.
Как оплачиваются выходные в командировке?
Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.
Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.
Размеры гарантированных выплат
По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:
- Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
- Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
- Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
- Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.
Для чего нужно определение среднего дневного заработка
Определяя показатель среднедневной зарплаты, следует руководствоваться положениями Постановления Правительства РФ №-922 от 24.12.2007 года (в дальнейшем Постановление). Согласно Постановлению, средний заработок сотрудника учитывается при произведении начислений за периоды, в которых сотруднику, согласно законодательства, сохраняется средняя зарплата. К таким периодам относятся:
- отпуска;
- служебные командировки,
- прохождение медосмотра;
- вынужденный простой (простой не по вине сотрудника);
- дни донорской сдачи крови;
- вынужденный прогул;
- посещение судебных заседаний, органов прокуратуры, военкомата.
Общие правила оплаты дней командировки
При направлении работника в командировку работодатель обязан выплатить ему средний заработок за все рабочие дни по месту постоянной работы, приходящиеся на время командировки (включая дни нахождения в пути). Основания — ч. 1 ст. 139, ст. 167 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749). Иными словами, командированный работник за время командировки получит именно средний заработок, а не заработную плату в виде должностного оклада.
Средний заработок для оплаты дней командировки определяется по формуле:
Средний заработок для оплаты командировки = Средний дневной заработок для оплаты командировки x Количество рабочих дней по графику работы командирующей организации, приходящиеся на время командировки, включая дни нахождения в пути.
При этом средний дневной заработок для оплаты командировки рассчитывается по формуле:
Средний дневной заработок для оплаты командировки = Фактические выплаты, предусмотренные системой оплаты труда (независимо от источника), за 12 месяцев, предшествующих месяцу командировки, — Выплаты за периоды, исключаемые из расчетного периода : Количество фактически отработанных дней за 12 месяцев, предшествующих месяцу командировки.
Порядок исчисления средней заработной платы (среднего заработка) для всех случаев определения ее размера, предусмотренных ТК РФ, утвержден Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее — Положение N 922).